Специалист по документообороту и административной поддержке

Обязанности:

• Обработка путевых листов: проверка корректности заполнения, сверка данных, систематизация и хранение, передача в соответствующие подразделения.
• Составление реестров (путевых листов, документов, направлений и др.) в электронном и бумажном виде, обеспечение актуальности данных.
• Формирование и отправка пакета документов покупателям: счета, накладные, акты, сопроводительные письма и иные документы в соответствии с регламентом компании.
• Ведение табеля учёта рабочего времени: ежедневный учёт явок/неявок, больничных, отпусков, командировок; контроль корректности данных; передача табеля в бухгалтерию в установленные сроки.
• Подготовка документов для водителей: оформление путевых листов, командировочных удостоверений, служебных заданий, иных сопроводительных документов; контроль комплектности и сроков действия.
• Контроль пакетов машинистов ППДУ: проверка наличия и актуальности документов (удостоверения, допуски, путевые листы, маршрутные листы и пр.), фиксация результатов контроля, информирование ответственных лиц о выявленных нарушениях.
• Текущее делопроизводство в полном объёме: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, формирование номенклатуры дел, контроль сроков исполнения документов, обеспечение хранения и архивации, работа с ЭДО.
• Участие в тендерной компании: подготовка и проверка пакета документов для подачи заявок, отслеживание сроков.
• Подготовка направлений на медицинские осмотры: формирование списков сотрудников, подлежащих осмотру, оформление направлений по установленной форме, учёт выданных направлений и сроков прохождения медосмотров.
• Формирование заявок на обучение сотрудников: сбор потребностей подразделений, подготовка заявок и сопроводительной документации, контроль согласования, взаимодействие с учебным центром.
• Оформление и контроль пропусков: подготовка заявок, учёт выданных пропусков, контроль сроков действия, своевременное продление/аннулирование.
• Подготовка документов на согласование с контрагентами: формирование проектов договоров, допсоглашений, спецификаций, актов и иных документов; организация внутреннего согласования, контроль замечаний и сроков.

Требования:

• Опыт работы в делопроизводстве, административной поддержке или смежных ролях от 2-х лет.
• Знание правил ведения кадрового и первичного документооборота, основ делопроизводства.
• Уверенное владение MS Office (Excel — сводные таблицы, формулы, фильтрация; Word — шаблоны, форматирование).
• Понимание специфики оформления путевых листов.
• Внимательность, высокая степень ответственности, умение самостоятельно работать.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

Условия:

• Стабильная заработная плата, своевременные выплаты.
• Официальное трудоустройство.
• Возможность профессионального роста и участия в оптимизации процессов документооборота.