Офис-менеджер в клининговую компанию

Мы — клининговая компания «Сервисная компания «Спектр», предоставляем профессиональные услуги юридическим лицам: бизнес‑центрам, торговым объектам, производственным площадкам, офисам и другим коммерческим клиентам, так же физическим лицам.

Ищем организованного офис-менеджера, который возьмёт на себя административную и хозяйственную поддержку офиса.

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, хозтоваров, воды, расходников для оргтехники, контроль их наличия;
• Организация и контроль работы клининга в офисе, взаимодействие с подрядчиками по уборке, мелкому ремонту, обслуживанию техники;
• Приём и распределение входящих звонков, обработка электронной почты, первичная коммуникация с клиентами и партнёрами;
• Ведение первичного документооборота: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, подготовка простых отчётов;
• Организация встреч и приёма гостей, подготовка офисов, организация чаепитий/обедов при необходимости;
• Координация курьерских служб, почтовых отправлений, экспедирования документов;
• Контроль исправности офисной техники, взаимодействие с IT-подрядчиками и сервисными службами;
• Помощь руководителю в организационных вопросах: бронирование билетов/отелей при командировках, подготовка простых презентаций и таблиц;
• Поддержание порядка и комфортной атмосферы в офисе, контроль за соблюдением внутренних регламентов.

Требования

• Понимание принципов работы офиса, опыт взаимодействия с поставщиками и подрядчиками (в т.ч. клининговыми службами) будет преимуществом;
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel на уровне пользователя), почтовые клиенты, мессенджеры, базовые CRM/таблицы;
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и телефонных переговоров;
• Организованность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки;
• Проактивность: готовность не только закрывать текущие задачи, но и предлагать улучшения процессов;
• Опрятный внешний вид, позитивный настрой, стрессоустойчивость.

Будет преимуществом

• Опыт работы в сфере услуг, клининга;
• Базовое понимание документооборота.

Условия

• комфортный светлый офис в центре города с удобной транспортной развязкой из любого района;

• график: 5/2, полный день, 09:00–18:00;
• оформление по ТК РФ;
• заработная плата: фикс + премия;
• обучение, поддержка на период адаптации;
• дружная команда, понятные задачи, возможность влиять на организацию работы офиса.

Если Вы внимательно прочитали вакансию и понимаете, что такой формат работы Вам подходит начните сопроводительное письмо со слова «ВЫБОР» — так мы поймём, что Вы читали вакансию до конца.