Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Основной блок (50-60% рабочего времени):

• Поиск информации о компаниях-потенциальных клиентах и партнёрах, составление баз с контактами
• Анализ платёжеспособности, репутации, отзывов, выявление рисков по чек-листу через специализированные платные сервисы
• Написание промптов для ИИ-инструментов (ChatGPT, Claude), тестирование полученного решения
• Подготовка писем, договоров, счетов, ответов клиентам, поставщикам, контрагентам (с помощью ИИ)
• Написание ТКП по определённым шаблонам
• Ведение, настройка и поддержка внутренних процессов компании, ведение CRM (без продаж и холодных звонков — только поддержка руководителя)

• Дополнительный блок:

• Переписка с поставщиками: запрос счетов, прайс-листов, условий поставки
• Систематизация коммерческих предложений и счетов в единой базе
• Поиск специалистов для подзадач (монтажные работы, консультации), составление списков задач для вакансий, проверка опыта и репутации кандидатов по чек-листу
• Координация водителей, курьеров, мастеров, грузчиков, логистов
• Оформление и оплата заказов и доставок, отслеживание исполнения
• Подготовка баз контактов клиентов, первичная переписка по шаблонам, запрос уточнений
• Поиск и архивирование информации по клиентам, тендерам, партнёрам

• Административные и ситуативные задачи:

• Регистрация/удаление аккаунтов в необходимых сервисах и платформах
• Ведение реестров учёта расходов
• Возможна работа с тендерной системой (мониторинг, интеграция, при необходимости — привлечение профильных специалистов)
• Составление баз данных
• Настройка и автоматизация уведомлений, настройка гаджетов, удалённое подключение и настройка рабочего ноутбука
• Покупка билетов, бронирование жилья, построение маршрутов командировок, поиск гидов

Требования:

• Умение составлять небольшие простые деловые письма
• Навык поиска и систематизации информации (мы точно подружимся, если сможем идею превратить в табличное значение в виде букв и цифр)
• Владение ИИ-инструментами — ChatGPT, Claude, аналогичные сервисы (или готовность быстро разобраться)
• Самостоятельность и инициатива — способность действовать по шаблонам и выстраивать логику для новых ситуаций
• Грамотный русский язык — письмо и речь
• Ориентация на результат, внимание к деталям
• Готовность к самообучению, проактивность

• Желательно, но не критично:

• Опыт работы с CRM или базами данных (Google Sheets, Excel, Bitrix24)
• Координация с подрядчиками, логистикой
• Опыт ведения финансовых реестров
• Знание Google Workspace или аналог

Условия:

• График: 5/2, удалённо, не более 8 часов в день, в установленное рабочее время. Часовой пояс GMT+3. Без срочных суперзадач. Нагрузка обсуждается.
• Занятость: полная
• Оклад: старт 50 000 в месяц
• Старт: 1-2 недели
• Технологический стек строится вместе — вы участвуете в выборе инструментов (CRM, облачное хранилище, ИИ-сервисы, и т.д.)
• Коммуникация: Telegram, email, телефон
• Первые задачи: настройка рабочего пространства, изучение процессов, перенос проектов в Bitrix24, работа с ИИ-инструментами, сбор документов у контрагентов за год через ЭДО, обсуждение взаимодействия