Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

ООО «РТС»

Наша производственно-коммерческая компания специализируется на оптимизации и повышении эффективности деятельности металлообрабатывающих предприятий. Мы предлагаем комплексные решения, позволяющие обеспечить стабильность производственных процессов и улучшить ключевые показатели эффективности.

Направления деятельности:

1. Продажа и изготовление металлорежущего инструмента;

2. Инжиниринг, разработка проектов под ключ;

3. Промышленная кооперация;

4. Инструментальный сервис.

Кого мы ищем

Мы ищем не просто сотрудника на телефон и документы, а настоящую правую руку руководителя и хозяйку офиса. Человека, который возьмет на себя административную и организационную рутину, чтобы команда и руководство могли сосредоточиться на развитии бизнеса.

Эта роль — настоящий «диспетчерский пункт» компании: через вас проходят документы, письма, звонки, гости, командировки и бытовые вопросы офиса. Вы — тот человек, к которому идут с любым вопросом, и от вашей собранности зависит слаженная работа всего коллектива.

Важно понимать: работа офис -менеджера с функциями делопроизводителя у нас — это многозадачность в чистом виде. Вы будете переключаться между документами, письмами, звонками и организационными задачами. Мы ищем человека, который не теряет фокус и понимает ценность своей роли для всей компании.

Мы приветствуем умение пользоваться нейросетями для быстрой обработки информации, подготовки черновиков писем, поиска и структурирования данных. Это заметно ускоряет работу и помогает справляться с большим объемом задач.

Обязанности

Документооборот и деловая переписка:

• Обработка входящей и исходящей документации: проверка, регистрация, сканирование, архивирование;

• Ведение реестров и описей документов;

• Работа и обработка документов в PDF (редактирование, конвертация, объединение, сжатие);

• Заполнение документов различного типа по шаблонам;

• Хранение документов в соответствии с регламентами и номенклатурой дел;

• Сбор и подготовка статистики по запросу руководства;

• Работа в 1С: Документооборот;

• Написание деловых писем и обращений (как внутренних, так и внешних) — грамотно, четко и в срок;

• Поиск необходимой информации в интернете, создание и обработка файлов в Word, Excel;

• Использование нейросетей для ускорения обработки информации, подготовки текстов и структурирования данных.

Административная поддержка офиса:

• Заказ продукции и товаров для офиса: канцелярия, вода, расходные материалы, хозтовары;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия всего необходимого для стабильной работы;

• Контроль чистоты и порядка в офисе;

• Взаимодействие с транспортными и курьерскими службами;

• Работа с Почтой России (отправка и получение корреспонденции, отслеживание отправлений);

• Работа с оргтехникой;

• Помощь сотрудникам по административным и организационным вопросам.

Коммуникация и прием гостей:

• Прием посетителей и гостей компании (заказ пропусков, встреча, предложение чая/кофе).

Поддержка руководителя и организация командировок:

• Организация командировок для сотрудников и руководства (заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов);

• Организация мероприятий (редко — корпоративные и деловые события);

• Выполнение различных поручений руководителя.

Требования

• Высшее образование;

• Опыт работы в аналогичной роли (секретарь, административный ассистент, делопроизводитель) не менее 1 года;

• Грамотная устная и письменная речь — умение писать деловые письма и обращения без ошибок;

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, 1С, оргтехника);

• Умение пользоваться нейросетями для работы с текстом и информацией;

• Коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;

• Внимательность к деталям и ответственность.

Условия

• График работы: 5/2 (пн–пт), с 8:30 до 17:30;

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;

• Ежегодный оплачиваемый отпуск;

• Выплаты два раза в месяц;

• Работа в офисе по адресу: ул. Коммуны, 131.