Специалист по документообороту

Обязанности

• Сканировать и направлять на согласование все виды служебных записок с последующим размещением как согласований, так и служебных записок, во внутренней системе;
• Оформлять заявки на командировки;
• Вести табель рабочего времени, в т.ч. и в учетной системе SAP, вносить корректировки при закрытии в табель учета рабочего времени;
• Ежемесячно вносить информацию (фактические данные KPI) для начисления % ежемесячного бонуса по каждому сотруднику согласно Положения о ежемесячном премировании производственного персонала с последующей отправкой на согласование;
• Готовить и направлять на согласование пакет документов для оформления отпусков;
• Ежедневно осуществлять сбор информации о не вышедших (по разным причинам) сотрудниках, с последующим направлением в Центр кадровых сервисов;
• Готовить пакет документов для оформления процедуры трудоустройства/увольнения кандидата с последующим сканированием и отправкой в Центр кадровых сервисов;
• Сканировать необходимый пакет документов по запросу уполномоченных или должностных лиц;
• Осуществлять мониторинг статуса согласования договоров, дополнительных соглашений и спецификаций, а также эскалация задержек;
• Осуществлять регистрацию и размещение в системе электронного документооборта ERP согласованных договоров, дополнительных соглашений и спецификаций;
• Заводить заявки на модернизацию оборудования или объекта с приложением исходных материалов;
• Формировать пакет документов для списания ТМЦ;
• Заводить заявки на списание ТМЦ с прикреплением подтверждающих документов;
• Направлять на регистрацию в системе электронного документооборота входящую/исходящую корреспонденцию;
• Направлять на регистрацию в системе системе электронного документооборота организационно-распорядительные документы/служебные записки;
• Формировать и направлять запросы контрагентам на предоставление стоимости работ (услуг);
• Проверять комплектность пакета документов на оплату (счёт, договор/спецификация, первичные и закрывающие документы);
• Готовить комплект документов с последующей передачей на подпись ответственному руководителю;
• Сканировать подписанные документы и загружать в систему электронного документооборота (СЭД), с последующей передачей оригиналов на хранение в архив.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы с договорной документацией и документооборотом.
• Знание 1С и умение работать с заявками по ТМЦ.
• Внимательность и ответственность.
• Умение взаимодействовать с контрагентами.
• Умение работать с программами «Microsoft Office»; 1С, SUP.

Условия

• стабильность – компания работает без приостановок;
• удобный график работы - 5/2, с 08.00-17.00ч;
• комфортная доставка на работу и обратно корпоративным транспортом различными маршрутами;
• приятная экономия бюджета - бесплатное горячее питание;
• бесплатные ежегодные медосмотры;
• компенсация стоимости аренды жилья при релокации;
• стабильная, белая заработная плата без задержек (2 раза в месяц);
• соцпакет: оплата больничных и отпусков;
• новогодние подарки от компании для ваших детей;
• возможность профессионального роста;
• место работы: Оренбургская область, г. Орск, вблизи поселка Джанаталап.