Делопроизводитель

Офис-менеджер / делопроизводитель

Ищем организованного, внимательного и инициативного сотрудника, который обеспечит порядок в документах и офисных процессах, поможет выстроить взаимодействие между подразделениями, а также будет участвовать в работе с клиентами и подборе персонала.

Чем предстоит заниматься

Делопроизводство и документооборот

• Принимать, регистрировать и отправлять входящую и исходящую корреспонденцию.
• Подготавливать и оформлять письма, приказы, договоры и другие документы.
• Вести реестры, систематизировать и архивировать документацию.
• Контролировать сроки согласования, подписания и исполнения документов.

Организация работы офиса

• Принимать звонки и встречать посетителей.
• Взаимодействовать с курьерскими службами.
• Заказывать канцтовары и расходные материалы.
• Решать текущие организационные вопросы.
• Контролировать соблюдение графика уборки на этаже и взаимодействовать с ответственными сотрудниками.

Работа с клиентами

• Обрабатывать входящие запросы и вести деловую переписку с клиентами.
• Готовить коммерческие предложения и другие необходимые документы.
• Взаимодействовать с профильными отделами по клиентским вопросам.
• Контролировать сроки предоставления обратной связи и выполнения договорённостей.

Помощь в подборе персонала

• Искать кандидатов на открытые вакансии на hh.ru, Avito и других площадках.
• Проводить предварительные телефонные интервью: уточнять опыт, соответствие основным требованиям и заинтересованность кандидатов.
• Передавать информацию о подходящих кандидатах руководителям и координировать собеседования.

Координация взаимодействия между отделами

• Поддерживать оперативный обмен информацией по текущим задачам.
• Уточнять ответственных исполнителей и сроки выполнения.
• Контролировать договорённости в рамках своей зоны ответственности.
• Самостоятельно выявлять организационные вопросы, предлагать решения и доводить задачи до результата.

Наши ожидания

• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Уверенное владение Word, Excel и электронной почтой.
• Знание основ делопроизводства.
• Внимательность, ответственность и организованность.
• Умение расставлять приоритеты, работать в многозадачном режиме и соблюдать сроки.
• Развитые коммуникативные навыки и тактичность в общении с коллегами, клиентами и кандидатами.
• Инициативность и самостоятельность.
• Опыт работы в аналогичной должности будет преимуществом.
• Опыт поиска кандидатов на hh.ru приветствуется.

Как мы работаем

• Ценим конструктивное общение, взаимное уважение и доброжелательную атмосферу.
• Открыто обсуждаем сложности и вместе ищем решения.
• Внимательно относимся к рабочей нагрузке: если требуется отдых или передача срочных задач, это важно своевременно обсудить с руководителем.
• Ищем сотрудника на долгосрочную перспективу — от двух лет и более. Временная занятость на меньший срок не рассматривается.