Делопроизводитель/Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация делопроизводства полного цикла: организация и координация документооборота компании (регистрация, обработка, распределение, подписание и архивация всей входящей/исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений);
• подготовка проектов документов, включая подготовку и редактирование текстов писем, организационно-распорядительных документов, осуществление копирования, сканирования, сшивания и другая работа с документами;
• контроль за соблюдением установленного порядка оформления и работы с документами;
• отправка почтовой корреспонденции, работа с курьерами;
• ознакомление сотрудников с распорядительными документами;
• сопровождение процессов настройки, автоматизации и доработки 1C: Документооборот под меняющиеся бизнес-процессы компании, взаимодействие с поставщиком 1С;
• консультирование и методологическая поддержка сотрудников компании по правилам работы в 1С: Документооборот, Bitrix 24;
• организационное сопровождение совещаний - подготовка материалов, техническое обеспечение переговорных комнат, ведение и рассылка протоколов встреч, фиксация и контроль исполнения резолюций (в отсутствии помощника генерального директора);
• обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ, контроль остатков и распределение канцелярии, расходных материалов, бытовой химии, продуктов (чай, кофе, вода) и хозяйственных товаров;
• ведение договоров административно-хозяйственного обеспечения, взаимодействие с подрядчиками, арендодателем и управляющей компанией здания. Контроль работы клининга (поддержание порядка, уюта и чистоты в офисе (переговорные комнаты, зона ресепшен, кухня);
• организация рабочих мест для новых сотрудников;
• учет расходов на нужды офиса, первичная отчетность по АХО, сбор и передача закрывающих документов в бухгалтерию (инвентаризация);
• заказ пропусков, прием и координация посетителей офиса, соблюдение стандартов гостеприимства (чай/кофе, ориентация в офисе).

Требования:

• От 3-х лет опыта работы в аналогичной должности /в роли ассистента команды/помощника руководителя;
• Законченное высшее образование;
• Знание документооборота, опыт работы в юридической, банковской, строительной сфере – как преимущество;
• Отличные навыки работы с офисными приложениями и системами автоматизации (1С, MS Office, Bitrix,);
• Высокий уровень самостоятельности, ответственности и самоорганизованности;
• Системность, внимательность к деталям;
• Умение работать с большим объёмом информации.

Условия:

• Конкурентоспособная заработная плата (по результатам собеседования);
• Годовой бонус по результатам работы;
• 13-я заработная плата;
• Стимулирующая выплата к отпуску;
• Совокупный годовой доход 15-17 окладов;
• Пакет ДМС (после и.с.);
• Профессиональный рост и расширение функционала.