Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Офис-менеджер/ассистент руководителя

  Документооборот и делопроизводство:
  - Полный цикл работы с документацией: приём, регистрация, отправка входящих/исходящих писем, договоров, УПД, спецификаций и актов сверок.
  - Контроль правильности оформления первичных документов (реквизиты, суммы, подписи, печати) перед передачей руководителю.
  - Организация своевременной передачи документов на подпись руководителям, отслеживание возврата подписанных экземпляров.
  - Ведение реестров договоров и актов, систематизация архива (бумажного и электронного) для быстрого доступа.

  Административное обеспечение офиса:
  - Закупка канцелярии, хозтоваров, воды, расходных материалов — контроль наличия и своевременное пополнение.
  - Взаимодействие с поставщиками офисных услуг (аренда, клининг, обслуживание оргтехники).
  - Организация встреч, приём гостей, подготовка переговорных, заказ воды/чая/кофе.
  - Контроль хозяйственных счетов и расходов, заведение счетов на оплату в 1С.

  Исполнение поручений и координация:
  - Фильтрация и приоритизация текущих задач руководителя, контроль сроков исполнения.
  - Сбор, проверка и подготовка отчётов, писем и материалов по поручению.
  - Координация внутренних коммуникаций между отделами для своевременного выполнения задач.
  -Работа с Почтой России, СДЭК, курьерскими службами: отправка корреспонденции, отслеживание доставки.

  Финансовый и юридический блок (в рамках администрирования):
  - Контроль дебиторской задолженности (сверка с контрагентами, напоминания об оплатах).
  -Работа в 1С: заведение счетов, первичная проверка документов перед оплатой.
  - Подготовка стандартных писем, доверенностей и приказов по шаблонам.

Требования:

• Высшее образование
• Вод. удостоверение
• Английский язык

Условия:

• Оф. Трудоустройство