Помощник/ассистент руководителя

Компания работает на рынке проектирования и изысканий с 2019 года, занимается разработкой и согласованием проектной документации для строительства. В команде компании работают инженеры, обследователи, сметчики. Простыми словами – люди умственного труда.

Наши заказчики – Росатом, Газпром, РЖД, МТС, ПИК, Самолет и многие другие.

Обязанности:

• Календарь и встречи. Вести календарь руководителя, планировать встречи, фиксировать договоренности и контролировать исполнение решений.
• Документооборот и согласования. Контроль статусов и сроков задач; готовить пакет документов к совещаниям, разбирать почту.
• Коммуникации. Фильтровать входящие запросы, отвечать в рамках полномочий, эскалировать только то, что требует решения Генерального директора; вести переписку с контрагентами по вопросам работы компании (не продажи и не поиск заказчиков, а например: прохождение проверки в СРО, открытие/закрытие банковских счетов в рамках ГОЗ, взаимодействие с арендодателем офиса, поиск подрядчиков на организацию корпоративов/ печати презентаций).
• Проекты и контроль. Держать на контроле ключевые вехи проектов развития (сроки выдачи отчетов ​​​​​​​руководителей, с​​​​​​​бор и правки документов)​​​​​​​, ​​​​​​​помогать ​​​​​​​в подготовке сводных ​​​​​​​отчетов для руководства.
• Командировки. Бронирование (билеты, гостиницы), подготовка документов (в том числе визы), координация транспорта, организация питания;
• Внутренние процессы. Поддерживать единые шаблоны отчетов, презентаций, внутренних документов; участвовать в актуализации регламентов и инструкций.
• Личные дела. Коммуникация с водителем и домработницей. Ведение личных денежных средств (расходы на все покупки и прочее). Контроль госуслуг - оплата счетов, штрафов, уведомлений, оплата налогов, 3-НДФЛ. В общем занимает не более 15% от всех задач.
• Выполнение поручений руководителя;
• Этика и репутация. Через руки ассистента проходит конфиденциальная информация - от стратегии компании до личных дел руководителя. Поэтому критически важны дискретность (умение хранить секреты) и лояльность (защита интересов руководителя, а не использование доступа в личных целях).
• Внешний вид и имидж. Ассистент Генерального директора часто выступает лицом компании в общении с партнёрами и сотрудниками. Профессиональный внешний вид и ухоженность - не просто пожелание, а часть рабочего образа.
• Что будет плюсом. Опыт в проектных/ строительных компаниях или понимание специфики инженерных изысканий.

Наши пожелания к вам:

• Образование среднее/средне-специальное/высшее;
• Опыт работы на похожих должностях;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенный MS Office, Google (офисный пакет программ, оргтехника), уметь быстро готовить и форматировать документы, сводить таблицы, делать простые сводки;
• Умение организовывать видеоконференции;
• Грамотная, деловая переписка, умение структурировать информацию и писать кратко, но без потери смысла;
• Ответственность, инициативность, стрессоустойчивость, многозадачность, самостоятельность;
• Внимание к деталям, тактичность, дипломатичность;
• Умение работать в команде.
• Этика и репутация. Через руки ассистента проходит конфиденциальная информация - от стратегии компании до личных дел руководителя. Поэтому критически важны дискретность (умение хранить секреты) и лояльность (защита интересов руководителя, а не использование доступа в личных целях).
• Внешний вид и имидж. Ассистент генерального директора часто выступает лицом компании в общении с партнёрами и сотрудниками. Профессиональный внешний вид и ухоженность - не просто пожелание, а часть рабочего образа.
• Что будет плюсом. Опыт в проектных/ строительных компаниях или понимание специфики инженерных изысканий.

Условия:

• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00 (пт. с 09:00 до 16:45), обед с 13:00 до 13:45;
• Оформление по ТК РФ (Испытательный срок 3 месяца);
• Молодой коллектив (средний возраст 28 лет);
• Современный офис с красивой набережной;
• Профессиональный, личностный и карьерный рост;
• Корпоративная связь;
• Компенсация фитнеса.