Бизнес-ассистент

Перед кандидатом ставим следующие задачи:
- Обеспечивать организационную и аналитическую поддержку руководителя направления закупочной деятельности.
- Вести календарь руководителя: планировать встречи, согласовывать расписание, расставлять приоритеты и обеспечивать подготовку необходимых материалов к совещаниям.
- Организовывать и сопровождать совещания: формировать повестку, координировать участников, готовить материалы, вести протоколы и фиксировать принятые решения.
- Контролировать исполнение поручений руководителя: отслеживать сроки, взаимодействовать с ответственными сотрудниками и своевременно информировать о статусе выполнения задач.
- Собирать, обрабатывать и систематизировать информацию, необходимую руководителю для принятия управленческих решений.
- Готовить аналитические материалы, сводные таблицы, отчеты и презентации для руководителя и других заинтересованных лиц.
- Анализировать данные, выявлять ключевые тенденции и отклонения, формулировать выводы и представлять информацию в удобном для восприятия формате.
- Использовать инструменты Excel и другие цифровые решения для обработки данных, автоматизации расчетов и подготовки отчетности.
- Применять технологии искусственного интеллекта для автоматизации рутинных задач, обобщения материалов встреч, подготовки проектов писем и документов, обработки текстов, поиска и систематизации информации.
- Проверять качество и корректность подготовленных материалов, обеспечивать достоверность данных и соблюдение сроков их предоставления.
- Координировать взаимодействие руководителя с сотрудниками и руководителями различных подразделений группы компаний по организационным и рабочим вопросам.
- Участвовать в подготовке и сопровождении трансформационных изменений закупочной функции: собирать информацию, систематизировать задачи, отслеживать выполнение мероприятий и готовить материалы по статусу проектов.
- Выявлять возможности оптимизации организационных процессов и автоматизации регулярных задач, предлагать решения для повышения эффективности работы руководителя.
- Обеспечивать конфиденциальность информации, с которой работает, и корректное обращение с внутренними документами компании.

Для нас важно для этой позиции:
- Высшее образование в области юриспруденции, экономики или финансов. Дополнительное образование в сфере закупок, управления проектами или анализа данных будет преимуществом.
- Опыт работы от 2 лет в роли бизнес-ассистента, персонального ассистента руководителя, специалиста проектного офиса или бизнес-аналитика.
- Преимуществом будет опыт работы в закупках, финансах, юридической сфере или проектной деятельности.
- Понимание принципов организации закупочных процессов и связанного с ними документооборота.
- Уверенное владение Excel: работа с формулами, сводными таблицами, обработка и систематизация данных.
- Навыки подготовки аналитических материалов, отчетов, сводных таблиц и презентаций для руководства.
- Умение структурировать большие объемы информации, выделять ключевые выводы и представлять их в понятном и наглядном формате.
- Опыт ведения календаря руководителя, организации совещаний, подготовки повесток и протоколов, фиксации решений и контроля исполнения поручений.
- Практический опыт использования технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных задач, обработки информации, подготовки текстов и аналитических материалов.
- Умение эффективно работать с информацией из разных источников, проверять данные и систематизировать результаты.
- Развитые организационные навыки, структурность мышления и способность одновременно вести несколько задач.
- Инициативность, самостоятельность и умение предвидеть потребности руководителя, предлагая решения без постоянных дополнительных указаний.
- Высокая ответственность, внимательность к деталям, соблюдение сроков и конфиденциальности.
- Ориентация на внутреннего заказчика, развитые коммуникативные навыки и умение взаимодействовать с руководителями и сотрудниками различных подразделений.
- Готовность работать в высоком темпе, в офисном формате и оперативно переключаться между организационными и аналитическими задачами.

Мы предлагаем:

• Официальное оформление в штат на бессрочный трудовой договор;
• Полностью официальная заработная плата и годовая премия по результатам работы;
• Комфортный, современный офис в центре Москвы (м. Новослободская/Менделеевская/Достоевская). Работа предполагается в офисе;
• ДМС после прохождения испытательного срока, включая стоматологию;
• Корпоративное обучение: тренинги, конференции и курсы повышения квалификации;
• Внутренняя система гибких льгот, мотивации и премирования «Кафетерий льгот»;
• Корпоративная программа привилегий со скидками от партнёров – Primezone;
• Корпоративный спортзал;
• Насыщенная корпоративная жизнь: мероприятия, праздники, фестивали, а также спортивная и благотворительная деятельность.