Секретарь

Обязанности:

• 1. Коммуникации и приём:

• Приём и распределение входящих звонков.
• Встреча и приём посетителей и гостей.
• Ведение деловой внешней и внутренней переписки.
• Работа с корреспонденцией, распределение входящей почты (в т.ч. электронной).

• 2. Документооборот и делопроизводство:

• Приём и регистрация входящей и исходящей документации.
• Работа с оргтехникой (сканирование, копирование документов).
• Подготовка материалов к совещаниям.
• Составление отчётов для руководителя.

• 3. Организация работы офиса:

• Заказ канцелярских товаров, кофе, воды, расходных материалов (в т.ч. хозтоваров) для офиса и шоу-румов (Комус, Озон и т.п.)
• Планирование командировок сотрудников, организация и бронирование гостиниц, авиа и жд-билетов
• Взаимодействие с клининговой компанией.
• Взаимодействие с курьерами и курьерскими службами.
• Заказ и оформление пропусков (для сотрудников, в шоу-румы, на производство).
• Организация корпоративного такси.
• Открытие шлагбаума для транспорта, входной двери офиса
• Оформление заявок на машины для сотрудников (для въезда во двор)
• Оформление подписки на печатные издания

• 4. Поддержка руководителя и команды:

• Ведение календаря встреч и событий компании.
• Бронирование переговорных комнат.
• Организация поздравлений партнёров и сотрудников, заказ подарков.
• Выполнение служебных поручений руководителя.

Требования:

• Образование:

• Среднее специальное или высшее (бакалавр, магистр).

• Опыт работы:

• Опыт в административной поддержке или делопроизводстве — от 3 лет

• Профессиональные навыки:

• Уверенное владение MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• Знание основ делопроизводства.
• Навыки деловой переписки и общения.
• Умение работать с большим объёмом информации.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Умение быстро находить информацию в интернете.
• Английский язык не ниже Intermediate (желательно).

• Личные качества:

• Стрессоустойчивость, неконфликтность, коммуникабельность и доброжелательность.
• Внимательность к деталям, дисциплинированность, аккуратность, исполнительность.
• Способность быстро осваивать новые инструменты и регламенты.
• Активная жизненная позиция, ориентированность на результат.

Условия:

• График: 5/2, с 9:30 до 18:15 (пятница — до 17.30).
• Оформление: по ТК РФ
• Бесплатные обеды (своя кухня и штатные повара).
• Удобное расположение: м. Авиамоторная (Ш. Энтузиастов, д. 11А, к.1), 5 минут пешком
• Дружелюбный коллектив и адекватное руководство.