Банкетный менеджер

Обязанности:

• Зоны ответственности в должности банкетного менеджера.

• Работа с заказчиком
  • Приём и обработка входящих заявок.
  • Создание исходящих заявок по имеющейся базе клиентов.
  • Первичная консультация по возможностям площадки, меню, формату и условиям проведения мероприятия.
  • Выявление потребностей и пожеланий заказчика.
  • Проведение встреч и показов площадки.
  • Согласование всех организационных и технических деталей мероприятия.
  • Подготовка коммерческого предложения и расчёт стоимости.
  • Согласование и сопровождение договора.
  • Поддержание коммуникации с заказчиком на всех этапах подготовки мероприятия.
• Планирование мероприятия
  • Составление подробного плана и тайминга мероприятия.
  • Согласование меню с заказчиком, шеф-поваром и кухней.
  • Определение необходимого количества обслуживающего персонала.
  • Формирование плана обслуживания и распределение зон ответственности между сотрудниками.
  • Планирование необходимого инвентаря, посуды, текстиля и оборудования.
  • Координация технических и организационных вопросов, необходимых для проведения мероприятия.
  • Согласование работы внешних подрядчиков в рамках организационной части мероприятия.
• Подготовка площадки
  • Контроль готовности площадки к мероприятию.
  • Контроль расстановки столов, посадочных мест и необходимого оборудования согласно согласованному плану.
  • Организация своевременной доставки необходимого инвентаря и оборудования.
  • Координация монтажных и демонтажных работ в своей зоне ответственности.
  • Взаимодействие с кухней, техническим персоналом, подрядчиками и другими службами площадки.
  • Проведение финальной проверки готовности перед началом мероприятия.
• Управление персоналом и проведение мероприятия
  • Постановка задач официантам, барменам и другому задействованному персоналу.
  • Проведение инструктажа перед мероприятием.
  • Контроль выхода и работы персонала.
  • Контроль сервировки, подачи блюд и напитков и соблюдения стандартов обслуживания.
  • Контроль взаимодействия кухни и зала.
  • Контроль тайминга мероприятия.
  • Оперативное решение возникающих вопросов и форс-мажорных ситуаций.
  • Постоянная коммуникация с заказчиком во время мероприятия.
  • Контроль качества сервиса и соответствия фактического проведения мероприятия согласованным условиям.
• Завершение мероприятия
  • Контроль корректного завершения мероприятия.
  • Организация демонтажа и возврата оборудования и инвентаря.
  • Контроль приведения площадки в порядок.
  • Решение возникающих вопросов по итогам мероприятия.
  • Получение обратной связи от заказчика.
• Документация и финансовый контроль
  • Ведение актуальной информации по мероприятиям.
  • Контроль согласованных услуг, количества гостей и дополнительных позиций.
  • Контроль оплат и дополнительных расходов в рамках своей зоны ответственности.
  • Подготовка и передача необходимой отчётности.
  • Работа с закрывающими документами и сверками — в случае, если это предусмотрено внутренними процессами компании.
• Работа с клиентской базой
  • Сопровождение повторных обращений.
  • Поддержание долгосрочных отношений с заказчиками.
  • Работа с обратной связью.
  • Предложение дополнительных услуг площадки и возможностей для последующих мероприятий