Офис менеджер, помощник руководителя

Доброго времени суток, уважаемые соискатели! Мы занимаемся проектированием и благоустройством территорий, создаем современные и уникальные сады и общественные пространства по всей России.

Нашему руководителю нужен бизнес-ассистент, который взял бы на себя ниже перечисленные функции.

Вам будет легко и интересно, если у Вас уже имеется опыт работы в строительной отрасли.

Мы ждем, что Вы уверенный пользователь офисных программ (Word, Excel, Google-таблиц, документов) и оргтехники, умеете самостоятельно находить нужную информацию, тщательно следите за порядком в документах и имеете хорошие навыки коммуникации в команде.

Обязанности:

1. Обеспечение функционирования офиса (контроль за порядком, уход за комнатными растениями, заказ расходных материалов, воды, встреча клиентов)

2. Ведение заказов:

• формирование и отправка коммерческих предложений клиентам;

• печать и сшивка проектов формата А3, А2, взаимодействие с типографией;

• оформление договоров (и других документов, в .т.ч. актов выполненных работ, УПД, сверка взаиморасчетов), ведение реестра договоров и документов с поставщиками, подрядчиками, заказчиками, сканирование в папки и организация системы хранения в офисе;

• тщательный документооборот и учет договоров (счета, накладные, УПД, акты выполненных работ, акты сверок);

• отправка и получение посылок и корреспонденции;

• в Excel ведение учета затрат по каждому объекту, хранение и распределение чеков, актов и УПД по каждому объекту, заполнения план/факта по смете.

3. Оплата счетов, учет безналичных расчетов, занесение расходов из банковской выписки;

4. Обеспечение командировок (заказ билетов, поиск жилья командированным);

5. Учет остатков на складе в Excel (мы практически ничего не держим на складе, бывают остатки с прошлых лет. Их надо учитывать при заказе новых материалов на новые объекты)

6. Мониторинг поставщиков и материалов по запросу архитектора;

7. Снабжение и логистика (поиск и заказ транспорта и строительной техники, поиск и заказ растений и материалов, организация их доставки на объект).

Требования:

• исполнительность, стрессоустойчивость, системность и ответственность;
• грамотность речь, тактичность и дипломатичность в общении;
• уверенный пользователь оргтехники и ПК (Word, Excel, гугл-док и гугл-таблицы).

• График работы 5/2, с 8.00 до 17.00;
• Развитие и обучение;
• Оклад после испытательного срока 40 000 руб. + премия после успешного закрытия проектов;
• Официальное трудоустройство;
• Работа в комфортном современном офисном центре.