з/п не указана
Санкт-Петербург
Московский проспект 151к2
Московский проспект 151к2
От 1 года до 3 лет
Обязанности:
- Ведение документооборота между ЗГД и структурными подразделениями Общества, в т.ч. в 1С: Документооборот: принимать, фиксировать, передавать на рассмотрение и просматривать документы, возвращать неверно оформленные документы на доработку инициаторам; уточнять, информировать о сроках подписания документов.
- Осуществление проверки документов, поступающих на подпись ЗГД, на правильность оформления в соответствии с действующим в Обществе порядком, на соответствие согласованной версии документа, на полноту согласования.
- Регистрация исходящих писем ЗГД, сканирование, сохранение скан-копии в СЭД, отправка адресатам, уточнение входящих номеров у контрагентов и контактов назначенных исполнителей.
- Обработка документов, поступающих на имя ЗГД, в т.ч. в 1С: Документооборот.
- Ведение рабочего графика ЗГД.
- Организация совещаний, встреч, ВКС с участием ЗГД, подготовка материалов к совещаниям, информирование участников о времени, месте и повестке. Бронирование переговорных помещений.
- Составление протоколов совещаний, формирование архива протоколов ЗГД.
- Контроль исполнения и соблюдения сроков исполнения поручений, выданных ЗГД, выданных в адрес ЗГД, а также решений совещаний.
- Информирование ЗГД о статусе исполнения поручений, переносах сроков, причинах. Подготовка еженедельной сводной документированной информации по блоку ЗГД о причинах неисполнения, исполнения с нарушением сроков поручений и задач в 1С: Документооборот.
-
Ведение конфиденциального документооборота ЗГД.
-
Подготовка документов и материалов для работы ЗГД в соответствии с установленным в Обществе порядком.
- Подготовка презентаций в MS PowerPoint.
- Осуществление подготовки документов для служебных командировок.
- Осуществление работы, связанной с посетителями руководства (встреча, кофе-брейк), заказ необходимых ТМЦ в приемную ЗГД.
- Сканирование документов, составление писем, реестров.
- Обеспечение приема гостей ЗГД, встреча гостей ЗГД на ресепшен, распределение входящих телефонных звонков.
- Обеспечение взаимозаменяемости работников отдела документационного обеспечения, в т.ч. работника в зоне ресепшен (на время его отсутствия).
- Высшее образование.
- Опыт работы в сфере секретариата, протокола, документационного обеспечения от двух лет.
- Знание нормативных документов по делопроизводству.
- Педантичность в работе с документами. Корректное обращение с конфиденциальной информацией.
- Умение работать в системах электронного документооборота, базах данных. Опыт работы в 1С: Документооборот будет являться преимуществом.
- Грамотная устная и письменная речь. Отличное знание правил грамматики, орфографии и пунктуации русского языка, норм делового этикета.
- Умение работать с высокой скоростью в условиях многозадачности, адаптироваться к быстроизменяющимся условиям деловой среды.
- Корректность в общении.
- Умение самостоятельно расставлять приоритеты при решении задач, оптимально распределять время и рабочую нагрузку.
- Место работы: Санкт-Петербург, Московский проспект, дом 151, корп.2 (станция метро «Электросила»).
- Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ, полностью белая заработная плата.
- Социальный пакет (ДМС, включая стоматологию и госпитализацию).
- Пятидневная рабочая неделя (с 9.00 до 18.00, перерыв на обед 45 минут). В пятницу — сокращенный день на 1 час 15 минут.
