Помощник руководителя

Обязанности:

Перечень обязанностей представлен с учетом перспективы развития, изначально объем задач будет меньше, ознакомление и ввод будет постепенным. В процессе работы также возможно появление новых задач.

• составление и отправка писем контрагентам;
• регистрация корреспонденции, направление конечным исполнителям;
• прием звонков;
• составление приказов;
• запрос справок, выписок на сайтах госорганов (выписка из ЕГРЮЛ, выписка из единого реестра сведений о членах саморегулируемых организаций; выписка СМП; и т.п.);
• передача в оплату счетов;
• запрос закрывающих документов у контрагентов;
• заказ канцелярских, хозяйственных товаров в офис; заказ питьевой воды, продуктов в офис (чай, печенье, орехи,.); поиск и заказ товаров по поручению руководителя (для жизнеобеспечения офиса, обустройства рабочих мест новых специалистов, заказ спецодежды, заказа сувениров к праздникам для контрагентов, заказ визиток, буклетов, и др.);
• отправка и получение документов (почта России, курьерские службы);
• заказ билетов, бронирование гостиниц;
• выполнение поручений руководителя (найти информацию, проанализировать, сделать обзор; подготовка документов; заверить документы у нотариуса; продление действия ЭЦП; открытие/закрытие счета; ведение работы с дизайнерами по разработке логотипа, презентации; и пр.);
• организация видеоконференций (совместные собеседования соискателей с руководителями; совещания);
• организация поздравлений контрагентов, деловых партнеров, сотрудников компании к праздникам (проработка идеи подарка, поиск исполнителей/изготовителей, контроль изготовления, доставки подарков);
• организация мероприятий (работа с агентствами; бронирование коворкингов; и пр.);
• кадровый учет (под руководством и наставничеством руководителя);
• работа с локальными нормативными документами компании;
• организация обучения по охране труда, промбезопасности; организация обучения сотрудников компании на курсах;
• поиск, подбор персонала; работа с сайтами hh, с хэдхантерами;
• оформление доверенностей;
• работа с хозяйственными договорами;
• работа с договорами с заказчиками и субподрядчиками (на время отпуска основного сотрудника);
• составление актов выполненных работ по договорам с заказчиками и субподрядчиками (на время отпуска основного сотрудника);
• оформление пропусков на объект (на время отпуска основного сотрудника).

• образование в сфере экономики, юриспруденции, бухгалтерского учета и смежных областях;
• опыт работы в аналогичных должностях;
• знание основ законодательства, документооборота, MS Office;
• организованность, самостоятельность, ответственность, внимательность, грамотная устная и письменная речь, инициативность, интерес к работе, вовлеченность в деятельность компании.

• конкурентная заработная плата по итогу собеседования;
• система мотивации персонала, включающую в себя премии, единовременные вознаграждения, оплата обучений и повышения квалификаций;
• материальная помощь, до­полнительные дни отдыха в связи с особыми событиями жизни;
• институт наставничества и развития навыков;
• высокий уровень цифровизации в компании;
• крутые локации офисов в городах присутствия компании;
• карьерное планирование и регулярный рост — сотрудники компании имеют возможность профессионального и карьерного развития; в компании существуют кросс-функциональные перемещения и ротация между городами присутствия.