Офис-менеджер / Делопроизводитель / Помощник руководителя / Секретарь

• Ведение делопроизводства в соответствии с утвержденными стандартами компании;

• Приём, регистрация, учет, систематизация, хранение и рассылка поступающих внутренних документов в корпоративной программе;

• Регистрация, оформление, отправка исходящей корреспонденции;

• Контроль за оформлением первичной документации перед формированием документов на подпись Директору;

• Договорооборот. Прием, отправка Контрагентам. Контроль движения Оригиналов. Сканирование и архивация на сервере и на бумажных носителях;

• Ведение деловой переписки, составление писем, оформление пропусков;

• Печать, оформление служебных и других материалов по заданию Руководства, корректировка и правка текстов;

• Контроль исполнения работниками отдела изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организаций, взятых на контроль;

• Отправка по электронной почте, иным способом, документов, писем;

• Взаимодействие с курьерскими службами;

• Приём и распределение телефонных звонков;

• Взаимодействие со структурными подразделениями;

• Организация встреч, совещаний и переговоров;

• Обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.

• Формирование отчетов о расходах на обслуживание (сотовая связь, закупки, почтовые расходы и т. д.);

• Организация и обеспечение сотрудников сотовой связью, осуществление контроля за расходом денежных средств на связь, соблюдение лимитов сотрудников; Подбор сотовых тарифных планов с учётом необходимых сотрудникам общества пакетов минут сотовой связи и интернет-трафика, подключение дополнительных услуг сотовой связи, роуминга и т.д.

• Участие в организации корпоративных мероприятий, выставок, конференций.

Высшее / средне-профессиональное образование (предпочтительно «Делопроизводство и ведение архива в организации»);

Знание английского языка будет преимуществом;

Знание правил ведения делопроизводства;

Знание делового этикета;

Опыт работы от 1 года в должностях: офис-менеджер / документовед / помощник руководителя / секретарь / делопроизводитель / помощник бухгалтера;

Желателен опыт в судоходных / судостроительных организациях;

Опытный пользователь ПК (MS office Outlook), 1C: Делопроизводство; Контур Диадок (ЭДО)

Знание офисной оргтехники, IP-телефонии

Условия:

Окончательный уровень дохода обсуждается при личной встрече и зависит от профессиональных компетенций, опыта и уровня владения иностранным языком;

Ежеквартальные и годовая премии (Возможны при условии выполнения компанией основных плановых показателей);

Оформление по ТК РФ;

Комфортный офис в центре города;

График работы 5/2 с 08:00 до 17:00