Челябинская улица 26к1
- Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
- Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
- Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
- Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
- Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
- Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
- Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
- Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями и органами.
- Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
- Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
- Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
- Производить регистрацию и вести учет договоров.
- Вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
- Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
- Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
-
Должен знать:
организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
— государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;
— инструкцию по делопроизводству;
— систему первичного кадрового учета;
— правила пользования вычислительной и организационной техникой (сканирование и ксерокопирование документов);;
Работать в программах Microcoft Office, Excel, 1С — Документооборот
— правила делового общения, деловой этикет;
-служебную субординацию;
— правила ведения телефонных переговоров;
Грамотно и вежливо вести диалог с клиентами
Организовывать полный контроль и ведение различных командировок (покупка авиа/ж/д билетов, бронирование гостиницы)
Еженедельная подготовка документов для отправления
Почтой Р. Ф. контрагентам, работа с экспресс-доставкой. - Прием и отправка писем (электронных/бумажных)
-
Делопроизводство компании:
- Работа с приказами, распоряжениями: подписание, регистрация, учет, хранение;
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
- Приём документов на подпись Директору
- подготовка и сопровождение совещаний, конференций
-
Пятидневная рабочая неделя, два выходных дня (суббота и воскресенье).
-
Начало рабочего дня 08:30 ч. окончание 17:30 ч.
