7-я Красноармейская улица 26Б
Обязанности:
1. Согласование с директором Академии постоянных и временных планов.
2. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и другими работниками Академии. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков, подготовка материалов для телефонных переговоров директора;
3. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия. Подготовка повестки дня мероприятия. Оформление списка участников мероприятия. Выбор места и времени проведения мероприятия. Решение вопросов технического оснащения мероприятия. Информирование директора и других участников о регламенте намеченных мероприятий. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов. Ведение протокола мероприятия.
4. Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией директора, передает документы на исполнение; обеспечивает сохранность документов и выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; Осуществляет контроль за прохождением документов и за их исполнением;
5. Регистрирует исходящую документацию в журнале учета исходящих документов и отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты и почты России);
6. Контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись директору;
7. Составляет распорядительные (приказы, распоряжения) и информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). Регистрирует приказы по основной деятельности организации в книге регистрации приказов. Доводит до сведения работников Академии распоряжения и приказы директора. Координирует деятельность по исполнению решений директора. Проверяет исполнение поручений директора в установленный срок.
8. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения директора и других работников Колледжа. Уточнение программы поездки и особенностей планируемых мероприятий.
9. Формирование личных дел работников академии
10. Организация личного приема посетителей директором. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и работников Академии.
11. Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора.
12. Своевременно представляет директору необходимые сведения и отчеты по деятельности работников;
13. Соблюдает правила ТБ и нормы охраны труда, санитарно-гигиенические правила и противопожарной защиты;
Требования:
- Среднее профессиональное или высшее образование.
- Стаж работы на аналогичных должностях приветствуется.
Условия:
- Оформление по ТК РФ.
