Делопроизводитель

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Осуществляет учет и регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает направление ее по назначению и ее сохранность/

Отправляет исполненную документацию по адресатам, в том числе и через почтовые отделения. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Регистрирует, отправляет в обособленные подразделения документы по распоряжению директора Общества, начальников отделов для ознакомления сотрудников, контролирует их своевременный возврат.

Обеспечивает доставку входящей корреспонденции и исполненной документации на рабочие места сотрудников аппарата управления.

Осуществляет прием электронной почты и своевременно доводит полученную информацию до сотрудников аппарата управления Общества.

Принимает документы, личные заявления, формирует пакет документов на подпись руководителям Общества.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Готовит приказы, распоряжения по общей деятельности предприятия по указанию руководителей Общества и доводит их под роспись до сотрудников.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Организует оформление и выдачу пропусков сотрудникам аппарат управления.

Составляет и периодически корректирует списки сотрудников аппарата управления с указанием Ф.И.О. сотрудников, должности, номера кабинетов, внутреннего и городского (сотового) телефонов. Обеспечивает данными списками сотрудников управления.

Оформляет документы по командировкам сотрудников (в том числе, приказы на командирование).