Офис-менеджер

Функционал:

1 Организация документооборота (регистрация, систематизация, подшив

документов в папки: договора, приказы, акты, исходящие и входящие, отправка и получение корреспонденции)

2 Составление документов, организация их подписания, сканирование, отправка документов;

3 Взаимодействие с поставщиками услуг или товаров, документооборот с ними.

4 Заведение заказ-заявок поставщикам товаров / услуг, заведение заявок на оплату в 1 С управлении торговлей. Контроль за оплатой и поставкой.

5 Помощь в учете складского хранения в 1С;

6 Координация административных вопросов сотрудников (командировки, заказ такси, билетов, гостиниц), с оформлением соответствующих документов;

7 Кросс функциональное взаимодействие с отделом продаж, тендерным отделом, бухгалтерией, маркетингом, складом, выполнение поручений в рамках задач отделов.

8 Организация оснащения офиса необходимой мебелью, организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;

9 Выполнение иных поручений руководителя;

10 Организация сервисного обслуживания офисного оборудования, мебели, систем связи.

11 Прием звонков, перевод звонка на исполнителя

12 Обеспечение порядка в офисе, взаимодействие с клиринговыми и обслуживающими компаниями.

13 Ведение задач системе Битрикс 24, настройка доступов сотрудников в 1С, Битриксе, почте, личным кабинетам (оформление заявки в поддержку), решение возникающих проблем с доступом

14 Администрирование Битрикс 24

Требования к кандидату:

1 Уверенный пользователь ПК (хорошее знание программ Word, Excel, 1С)

2 Английский язык — А1, начальный. Желание развивать языковые навыки;

3 Грамотная устная и письменная речь

4 Умение получать, отправлять и систематизировать полученную информацию

5 Внимательность к деталям;

6 Аналитический склад ума;

7 Высшее образование;

8 Опыт в должности ассистента/помощника менеджера или отдела продаж (будут преимуществом);

9 Желание развиваться и осваивать новое;

10 Умение работать в режиме многозадачности;

11 Желание работать в кросс-функциональном взаимодействии;

Мотивационный пакет:

1 Официальное оформление по ТК РФ

2 Рабочий день с 9.00−18.00, 5/2, нормированный

3 Оплата труда по результатам собеседования;

4 Система КПЭ

5 Офис метро Багратионовская, 7 минут от метро

6 Оплата мобильной связи

7 Карьерный рост внутри компании