Административный помощник

Группа компаний Global Ports — один из ведущих операторов специализированных портовых терминалов в России, лидер российского рынка перевалки контейнеров. Группа управляет уникальной сетью из 6 многофункциональных терминалов в двух ключевых морских бассейнах.

Обязанности:

• Полная административная поддержка первых лиц компании (планирование рабочего дня, организация встреч, совещаний, командировок, поездок, подготовка документации и пр.), а именно:
• Ведение делопроизводства в соответствии с действующими стандартами и положениями в СЭД;
• Проверка документов: оформление, наличие всех акцептов;
• Работа с договорами в системе 1С;
• Ведение электронного календаря заседаний, совещаний, видеоконференций;
• распределение переговорных комнат для проведения данных мероприятий;
• Осуществление технической поддержки руководителей (копирование, печать, сканирование документов;
• Поддержание жизнедеятельности офиса;
• Прием входящих/исходящих звонков, организация конференц- звонков руководителей;
• Организация приема посетителей (заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов;
• Подготовка материалов/презентации, ведение деловой переписки;
• Организация поездок и командировок руководителей (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организации трансфера, программы поездок и т.п.).

• Знание стандартов делопроизводства и составления документов;
• Ведение деловой переписки; знание делового этикета;
• Работа в системе электронного документооборота;
• Прием и проверка документов на подпись руководителю;
• Навыки приема входящих звонков;
• Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря, организация встреч, совещаний, планерок;
• Работа с поручениями, отслеживание сроков выполнения поручений;
• Информационно-аналитическая и административная поддержка руководителя;
• Оформление командировок руководителя;
• Взаимодействие с подразделениями, клиентами, партнерами и тд.;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Организаторские способности.

• Официальное трудоустройство, «белая» заработная плата;

• Соблюдение всех социальных гарантий

• Корпоративная программа медицинского страхования

• Пятидневная рабочая неделя, с 8:15 до 17:15

• Место работы: г. Находка, п. Врангель ул. Внутрипортовая, 14А, терминал ВСК; корпоративный транспорт из г. Находка и г. Партизанск;