Ищем специалиста, который будет организовывать процессы обеспечения офиса Яндекса в Воронеже.
Какие задачи вас ждут
Проводить закупки товаров и услуг
Вы будете заниматься закупками товаров и услуг, в том числе для мероприятий, проверять качество и количество товара, контролировать сроки поставок и отслеживать качество услуг подрядных организаций. Нужно заказывать продукты в соответствии с утверждённым ассортиментом, анализировать потребление и расход в зависимости от колебания численности сотрудников и при необходимости корректировать его. Закупать потребуется также хозтовары, посуду, инвентарь и аксессуары для кофепойнтов и других зон офиса, мебель и бытовую технику, спортинвентарь, растения для общих зон и по заявкам сотрудников, организовывать обслуживание растений.
Обеспечивать чистоту и порядок в офисе
Предстоит ежедневно оценивать работу клининговой компании, анализировать качество работ и наличие персонала на рабочих местах, следить за рациональным использованием расходных материалов. Совершать регулярные обходы офиса по чек-листам для выявления неисправностей и дефектов (в т. ч. отслеживать состояние мебели и техники, назначать их своевременный ремонт и обслуживание). При низком качестве услуг нужно вовремя давать обратную связь, составлять акты, участвовать в регулярных встречах. Вы также будете следить за порядком в подсобных помещения и на складах, соблюдением условий хранения и ротации по срокам годности. Одной из важных функций будет контроль работы хозяюшек по выкладке продуктов и содержанию кофепойнтов и переговорных согласно внутренним регламентам и таймингам Яндекса.
Работать в электронной системе постановки задач
Вы будете создавать тикеты в Трекере и работать в них, контролировать дедлайны и полноценно информировать участников процесса. Нужно будет общаться с коллегами из смежных подразделений и с внутренними заказчиками, работать в других внутренних сервисах Яндекса, обновлять данные о подрядчиках, заказывать пропуска, вести электронный и бумажный документооборот в соответствии с внутренними правилами, ежеквартально участвовать в централизованном планировании бюджета локации по направлениям обеспечения.
Мы ждём, что вы
- Получили высшее образование
- Больше трёх лет выполняли похожие задачи в крупном офисе (посещаемость от 100 человек в день)
- Свободно владеете ПК, оргтехникой, готовы к регулярной работе в обширных файлах Excel с формулами, работали в 1С либо в другой CRM-системе, легко обучаетесь в новых ПО с обширной функциональностью
- Хозяйственны, быстро и интуитивно замечаете недочёты в помещении и имеете врождённое стремление к улучшению пространства
- Умеете чётко организовать процессы и персонал
- Легко вливаетесь в корпоративную среду, умеете выстраивать отношения с внутренними заказчиками и коллегами из смежных подразделений, обладаете навыками делового общения и этики
- Обладаете аналитическим умом
- Ответственны, пунктуальны
- Умеете работать с большим объёмом информации и в режиме многозадачности, можете самостоятельно расставлять приоритеты и принимать решения
