Офис-менеджер/секретарь/администратор

В рекламное агентство требуется офис-менеджер (секретарь/администратор).

Обязанности:

Документационное обеспечение управления:

— работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

— работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт (реестр), хранение;

— работа по сбору и получению корреспонденции с юридического, почтового и фактического адресов. Работа с почтой;

— работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт (реестр), хранение;

— оформление и регистрация, отправление писем;

— учет договоров входящих и исходящих, регистрация в реестре;

-прием актов/упд от бухгалтера, учет по датам и номерам;

-доверенности, учет доверенностей;

— составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов писем в пределах своей компетенции;

— прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников учреждения, которым они предназначаются;

-фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие абонента и доведение её содержания до его сведения;

— организация встреч посетителей и гостей;

— ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

— соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

— заказ воды по мере необходимости;

— заказ канцелярских товаров 1 раз в месяц согласно заявкам сотрудников;

-оформление и согласование договоров с взаимодействующими структурными подразделениями, с контрагентами на предмет: предоставление транспортных услуг, услуг связи, поставки воды, доставки канцелярских товаров, оплаты коммунальных платежей и т. д.;

— информирование, организация мероприятий за соблюдением сотрудниками регламента о режиме работы предприятия. Знакомство сотрудников и коллег с новой информацией в предприятии.

— работа с курьером, координация работы курьера: — составление маршрутов следования; - формирование пакета документов, согласно поступившим заявкам от сотрудников. Информирование руководителя о исполнении работ;

-участие в подготовке корпоративных мероприятий;

-обеспечение услугами мобильной связи сотрудников предприятия;

— учет товаро — материальных ценностей на предприятии с бухгалтером. (регистрация в журнале учета, присвоение номера);

— взаимодействие с системным администратором на предмет беспрерывной работы оргтехники, заправка картриджей;

— взаимодействие с юристом;

— взаимодействие с поставщиками и подрядчиками предприятия;

— выполнение поручений руководителя.

• ответственность
• грамотность
• пунктуальность

• офис в центре города
• своевременная оплата труда
• возможность карьерного роста