Офис-менеджер/помощник руководителя

Обязанности:

• Организация работы приемной руководителя.
• Ведение календаря руководителя, организация встреч и совещаний.
• Полная travel-поддержка.
• Предоставление документов на подпись. Проверка наличия необходимых виз, правильности оформления документов.
• Организация переговоров руководителя по телефону. Фильтрация входящих звонков.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов на письма по поручению руководителя.
• Ведение базы данных руководителя (дни рождения, данные с визиток).
• Подбор, покупка подарков клиентам, партнерам, организация поздравлений сотрудников. Организация новогодних подарков клиентам.
• Организация корпоративных мероприятий.
• Ведение документооборота компании, учет договоров.
• Ответы на поступающие звонки и соединение с сотрудниками.
• Контроль уборки офиса.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, воды, продуктов для офиса и руководителя).
• Прием посетителей руководителя. Организация чая, кофе, легких закусок. При необходимости, организация фуршета или праздничного стола.
• Подготовка отчетов и справочной информации для руководителя.
• Контроль соблюдения графика отпусков, учет присутствия сотрудников на рабочих местах.
• Выполнение личных поручений руководителя.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником, ассистентом руководителя не менее 3-х лет.
• Знание английского языка приветствуется.
• Навыки делового общения и деловой переписки.
• Уверенный пользователь ПК (MS Office).
• Самостоятельность, ответственность, внимательность, оперативность, умение работать в режиме многозадачности.
• Презентабельный внешний вид, знание делового этикета.

Условия работы:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы: 5-ти дневная рабочая неделя с 10:00 до 19:00;
• Расположение офиса в районе м. Университет.