Персональный ассистент руководителя

BG (АО "Страховая бизнес группа") рассматривает кандидатов на должность - Персональный ассистент руководителя

Обязанности:

Безопасность: встреча руководителя в офисе и сопровождение руководителя из офиса.

Управление временем:

- помощь руководителю в планировании календаря рабочих встреч и совещаний (вести необходимо в своем компьютере в Outlook);

- напоминание руководителю о мероприятиях на день/неделю, уточняя по времени и месту мероприятий;

- заказ пропусков на автомобиль и заказ пропусков руководителю при выездных встречах.

Совещания:

- планирование и организация приёма посетителей: встреча гостей на первом этаже офиса;

- сопровождение в переговорную комнату;

- подготовка переговорных комнат к совещанию, в том числе включение интерактивно доски и установление связи с участниками удаленного совещания;

- обслуживание гостей на переговорах: приготовление и подача чая/кофе, других напитков, угощений;

- составление протоколов и других документов по итогам встреч и совещаний, оформление их в установленном порядке и доведение до исполнителей.

Делопроизводство:

- ведение электронного документооборота, регистрация входящей корреспонденции, работа в программе СЭД "Docsvision", архивирование документов;

- подготовка документов и материалов для руководства: проекты деловых писем, справки, презентации, распечатывание на принтере (цветном), при необходимости брошюрование и сшивание;

- работа с электронной почтой, структурирование и размещение материалов по папкам.

Командировки:

- travel-поддержка в деловых и личных поездках: приобретение ж/д и/или авиабилетов на сайтах ОАО «РЖД», сайтах авиакомпаний, агрегаторов, бронирование отелей, сдача при необходимости билетов обратно, аннулирование брони.

Поздравления:

- приобретении подарков для деловых партнеров и лиц, связанных с руководителем, ведение календаря дней рождений и профессиональных праздников, своевременное информирование руководителя, ведение учета подарков;

- ежемесячно руководителю представляется список дней рождений и профессиональных праздников на предстоящий месяц; ежедневно в 18:00 по мобильной связи (сообщение) информирование руководителя о днях рождения и профессиональных праздниках на следующий день.

Исполнение поручений:

- выполнение отдельных поручений руководителя, в том числе личных.

Обеспечение офиса:

- обеспечение офиса продовольственными товарами для представительских целей;

- контроль за ежедневной уборкой офиса (клининг), в том числе за проведением раз в неделю генеральной уборки помещений в зоне размещения кабинетов и переговорных руководителя;

- контроль за обслуживанием растений и цветов в офисе: раз в неделю приезжает представитель фирмы для полива и ухода за растениями.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы помощником руководителя в крупной компании от 5-ти лет.

• Уверенные умения пользоваться ПК, программами MS Office: Word, Exсel, Outlook Express, Power Point, МФУ, аппаратами мобильной связи Apple.

• Опыт организации командировок руководителя (в т. ч. составление оптимальных маршрутов при «сложных перелетах»).
• Грамотная устная и письменная речь, высокие коммуникативные навыки, умение устанавливать и поддерживать деловые контакты.
• Знание бизнес-этикета, навыки ведения делового общения и опыт написания деловых писем и поздравительных текстов.
• Владение приемно-переговорными устройствами (прием, распределение звонков, работа с мини-АТС), эксплуатации оргтехники (факс, принтер, копир, аппаратные устройства и аксессуары марки Apple).
• Умение работать в условиях многозадачности, умение быстро ориентироваться в ситуации, находить решение нестандартных задач.
• Развитые организационные навыки, гибкость мышления, стрессоустойчивость.
• Системность в работе, аккуратность, детальность, целеустремленность, ответственность, исполнительность.

• Личностные и деловые качества: точность, аккуратность, внимательность, хорошая дикция.

Условия:

• Работа в крупной стабильной Компании.
• Полное соблюдение норм Трудового законодательства РФ.
• ВЫСОКИЙ уровень оплаты труда, своевременная выплата заработной платы.
• Премия по итогам года.
• Корпоративная мобильная связь.
• Ненормированный рабочий день.
• Офис в центре Москвы – офис пер. Печатников, м. Трубная.