Специалист по делопроизводству

Обязанности:

• 1. Ведёт делопроизводство с применением компьютерной и копировальной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  2. Осуществляет организацию работы с документами:
• приём и первичная обработка входящих документов;
• Умение работать в режиме многозапредварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов предприятия;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
  1. Принимает:

• поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передаёт её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.
  1. Доводит до сведения работников предприятия распоряжения руководителя.
  2. Передаёт и принимает информацию по телефону, корпоративной электронной почте и своевременно доводит её до сведения причастных сотрудников.
  3. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  4. Копирует и сканирует, сшивает документы.
  5. Отправляет и получает корреспонденцию через Почту России, и иные курьерские службы.
  6. Оперативно информирует сотрудников по внутренней связи о предстоящих мероприятиях.
  7. Формирует делопроизводство секретариата в соответствии с утверждённой номенклатурой дел предприятия, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки формирует архивирование документов.
  8. Осуществляет организацию работы по сбору номенклатуры дел подразделений предприятия и до 01 января каждого года формирует номенклатуру дел предприятия на будущий год для передачи на утверждение генеральному директору.
  9. Встречает посетителей, получает первичную информацию о посетителях, оказывает помощь в организации их приёма сотрудниками.
  10. Осуществляет организацию приёма посетителей, делегаций, кофе-брейков, корпоративных мероприятий.
  11. Принимать участие в разработке локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретариата.
  12. Составляет и оформляет управленческую документацию, осуществляет контроль маршрута движения документов на предприятии (согласование, подписание и утверждение)

Требования:

Среднее, среднее-профессиональное образование;

Знание основ компьютерной грамотности: Microsoft Office, 1С бухгалтерия (желательно), Outlook;

Опыт работы делопроизводителем, секретарем от 1 года до 3-х лет.

Опыт работы на производстве будет считаться преимуществом;

Чистая и грамотная речь, коммуникабельность.

Опыт ведения деловой переписки.

Внятная речь,

Умение работать с высоким темпом,

Инициативность,

Ориентация на быстрый и максимальный результат,

Интерес к содержанию работы,

Ориентация на профессиональный рост,

Стрессоустойчивость.

Условия:

трудоустройство согласно ТК РФ, отпуск 28 календарных дней

График работы 5/2 с 8-17

• Корпоративная мобильная связь.
• Дружный коллектив.

• Стабильная заработная плата,

• Выплаты 2 раза в месяц.