Секретарь в юридическую фирму

Для каких задач нужен секретарь

Поддерживать в порядке документы

• Собирать и отправлять документы — наши копии для нас и копии для подрядчиков

• Распечатывать, сшивать и сканировать документы

• Систематизировать документацию по заданным критериям

• Получать или отправлять документы через почту или курьерскую службу

• Работать с корреспонденцией: получать и отправлять письма, вести реестр

• Общаться с бухгалтерией и давать им все необходимое, чтобы наша отчетность была в порядке. Например, запрашивать акт, если подрядчик забывает его прислать

Выстраивать процесс для своей работы и работы команды

• Обновлять инструкции и памятки, которые помогают нам лучше понять, где и что лежит, как чем-то пользоваться и так далее. Список инструкций для обновления уже есть. Если поймете, что нужны новые и готовы их составить, мы будем только рады

• Помогать нам работать продуктивнее. Например, находить задачи, которые требуют много ручного труда, и предлагать, как их можно автоматизировать или с кем об этом посоветоваться

Помогать в работе с клиентами

• Заказывать пропуска

• Встречать клиентов в холле

• Отвечать на звонки

• Сортировать и отвечать на электронные письма

• Заказывать подарки для клиентов и партнеров и организовывать доставку

• Приготавливать чай или кофе для клиентов, наводить порядок в переговорной после встречи

Заботиться об офисе

• Вовремя заказывать воду и расходники для принтера, канцтовары и остальные мелочи

• Проверять работу клининга. Если офис недостаточно убран, обсуждать ситуацию с клинером и добиваться нужного результата

• Следить за чистотой оргтехники и шкафов (изнутри). Мы запрещаем клинингу за ними ухаживать, потому что есть риск поломок техники или потери документов

• Следить за корректной работой всей техники. Если что-то ломается, оперативно организовывать ремонт

• Контролировать порядок в целом. Например, если кто-то из команды в пылу забывает о правилах порядка, тактично о них напоминать

Условия и требования — коротко

Деньги

• Оплата два раза в месяц

• Платим день в день, без нарушений

• Фиксированная сумма. Размер обсуждаем с каждым отдельно

• Возмещаем расходы на проезд по рабочим поручениям

Формат работы

• в офисе

• Территориально — Москва, ст. м. «Парк Победы», 3 минуты пешком от метро

• С 09:00 до 18:00

• Оформляем в штат

• Испытательный срок — месяц

• Отпуск, больничные — все по ТК

Основные требования

• Знание Word, Excel, Google Docs

• Высшее образование

• Здорово, если Вы имеете опыт работы секретарем несколько лет и рассматриваете эту работу не как переходный период в карьере

• Дополнительным плюсом будет любой опыт работы в юриспруденции

• Грамотная устная и письменная речь

• Готовность соблюдать деловой стиль в одежде