Помощник генерального директора

Обязанности:

• Организовывать работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора.
• Контролировать точность и срок выполнения указаний и поручений Генерального директора.
• Принимать и, при необходимости, перенаправлять поступающие телефонные звонки.
• Контролировать организацию проведения телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• Контролировать регистрацию корреспонденции, передачу ее на рассмотрение генеральному директору в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовку ответов, отправку исполненной документации по адресатам. Контролировать ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции.
• Вести рабочее расписание генерального директора.
• Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
• Регистрировать приказы и распоряжения и др., знакомить сотрудников компании с ними, собирать листы ознакомления.
• В соответствии с установленными нормами и правилами заверять все необходимые документы. (При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставлять заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.)
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
• По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Контролировать обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Контролировать формирование управленческой документации в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение ее сохранности и своевременной передаче в архив.
• Осуществлять внедрение прогрессивных технологических процессов работы с управленческими документами и документированной информацией.
• Участвовать в разработке нормативных методических документов по ведению делопроизводства, унифицированных систем документации, а также классификаторов документированной информации.
• Контролировать систематизацию и текущее хранение управленческих документов в соответствии с номенклатурой дел.
• Оказывать консультативную помощь работникам Организации по вопросам делопроизводства.

Требования:

• Образование высшее

• Релевантный опыт работы от 5 лет

  Обязательно знание:

• Законодательных и нормативных правовых актов, методических документов касающихся деятельности Организации, делопроизводства и хранения документов.
• Стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
• Схемы организации документооборота Организации, в т. ч. электронного.
• Порядка оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческой документации.
• Основ законодательства о труде.Основ организации труда и управления.