Офис-менеджер

ООО «Специальные Системы. Фотоника» – B2B/B2G дистрибьютор в области фотоники, поставщик лазеров, оптики, оптоэлектроники, волоконно-оптических компонентов, исследовательского оборудования для научных и промышленных задач.

Мы команда, которая более 10 лет оснащает компонентами и оборудованием ведущие НИИ (РФЯЦ ВНИИЭФ, ВНИИФТРИ, ИПФ РАН, ИОФ РАН, ФИАН и пр.) и ВУЗы (Сколтех, МГУ, СПбГУ, НИУ ИТМО, НИЯУ МИФИ, ННГУ, и пр.), а также государственные промышленные предприятия и частные компании.

Преимущества компании:

• Собственное производство волоконно-оптического оборудования в дочерней организации.
• Лаборатория и обширный парк демонстрационного оборудования.
• Крупнейший сайт-каталог с подробной информацией о продукции на русском языке.
• Лучший на рынке уровень технической поддержки, который обеспечивает компания.

В связи с активным развитием компании мы расширяем административный отдел и ищем специалиста, обеспечивающего бесперебойное функционирование офисов компании.

Обязанности:

• Административная поддержка работы офиса: заказ канцелярии, воды, продуктов, оргтехники, контроль исправности техники, организация мелких ремонтных работ и пр.
• Отслеживание своевременной оплаты счетов, постановка задач на их оплату (арендная плата, интернет, телефония, услуги клининга и пр.).
• Взаимодействие с администрацией БЦ: заказ пропусков, решение всех возникающих вопросов и пр.
• Отправление корреспонденции курьерской службой и Почтой России (обычные и заказные письма, письма с описью).
• Получение, регистрация, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Контроль возврата первичных бухгалтерских документов.
• Организация командировок сотрудников компании и зарубежных партнеров (бронирование билетов, гостиниц, трансферов, конференц-залов, помощь в оформлении виз и пр.).
• Управление личным кабинетом корпоративного такси, контроль за реестром поездок, отслеживание баланса, оплата счетов.
• Обустройство комфортной среды в офисах компании (закупка мебели и организация ее сборки и установки, полив цветов, обслуживание кофе-машины и пр.).
• Контроль работы клининговой службы.
• Взаимодействие с IT-компанией на аутсорсе по возникающим вопросам, подготовка рабочих мест к выходу новых сотрудников.
• Закупка, ревизия и учет оргтехники, комплектующих и материалов.

Необходимые навыки и умения:

• Опыт работы в должности офис-менеджера или секретаря или ассистента руководителя от 1 года.
• Умение самостоятельно решать базовые вопросы коллег по работе с ПК и оргтехникой.
• Педантичный подход к соблюдению чистоты и порядка на своем рабочем месте и рабочих местах коллег.
• Умение организовать, планировать свою работу и расставлять приоритеты в задачах.
• Внимательность, ответственность и пунктуальность
• Основы делового этикета, грамотная устная и письменная речь.

Что мы предлагаем:

• Оклад от 60 000 руб., в зависимости от уровня навыков кандидата и итогов собеседования.
• Оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы, полностью официальная белая заработная плата.
• ДМС со стоматологией после испытательного срока.
• Работа с наставником на протяжении испытательного срока, быстрый ввод в должность.
• Уважительное отношение от руководства и коллег.
• Лояльный и замотивированный на результат молодой коллектив со средним стажем работы в компании от 5 лет.
• График работы с 9:00 до 18:00.
• Просторный светлый офис с панорамным видом на Неву, с новой мебелью и техникой.
• Эргономичные рабочие места: рабочий стол длиной 1600 мм, большой 27” монитор, быстрый ноутбук. Любая нужная для работы оргтехника.
• Офис с кухней, с кофе-машиной, холодильником, чаем и снэками.
• БЦ расположен в 15–20 минутах ходьбы от ст.м. Выборгская / Лесная.