Административный менеджер

Обязанности:

• Организация работы секретарей, курьеров. Делегирование задач и контроль их выполнения;
• Организация и контроль предоставления качественных услуг курьерско-почтовых сервисов и сервисов ресепшен;
• Обучение и курирование сотрудников ресепшен;
• Решение различных административных и организационных вопросов в пределах своей компетенции, предоставление сотрудникам компании информации о предоставляемых сервисах;
• Контроль обработки и учета входящей и исходящей корреспонденции офисов, систематизация и хранение, предоставление аналитических отчетов по пересылаемой корреспонденции;
• Организация документооборота, своевременное составление документов и регистрация в системе СЭД;
• Контроль проведения конкурсной закупки с выбором подрядчиков, составление технического задания и критерия отбора, контроль подписания тендерной документации с последующим заключением договора;
• Ведение единых федеральных договоров с поставщиками курьерско-почтовых услуг ( по обслуживанию офисов компании. Контроль и организация почтового обслуживания юридических адресов компании, подписание необходимых документов для своевременного получения почты;
• Заключение договоров и дополнительных соглашений с партнерами;
• Организация заведения оплат в программе SAP по счетам контрагентов;
• Организация и контроль сверок с контрагентами, ежемесячный анализ счетов, своевременное заведение резервов, предоставление документов в рамках проверок, своевременное предоставление контрагентам подписанных закрывающих документов;
• Составление авансовых отчетов по курьерским проездным, сдача и контроль проведения других финансовых документов подразделения.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы административным менеджером, старшим секретарем от 3-х лет в крупной компании с численностью офиса не ниже 900 чел;

• Опыт договорной и тендерной работы;

• Высокий уровень коммуникативных навыков, лидерские качества;

• Способность работать с большим объемом информации в оперативном режиме;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Уверенный пользователь MS Office.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с официальной заработной платой;
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:15 (в пятницу — до 17:00);
• Работа в современном комфортном офисе в пешей доступности от м. Савеловская;
• Бесплатная парковка, стоянка для мотоциклов и велосипедов;
• Развитая система компенсаций и льгот;
• Широкий пакет ДМС (включая выезд за рубеж и стоматологию);
• Страхование жизни и здоровья;
• Корпоративная мобильная связь;
• Скидки в магазинах сети Х5 («Пятёрочка», «Перекрёсток»);
• Программа привилегий Prime-zone (скидки на товары и услуги и специальные предложения от компаний-партнёров);
• Возможность профессионального и карьерного роста;
• Работа в динамично развивающемся коллективе, возможность участвовать в интересных проектах;
• Возможность обучаться в компании: онлайн и офлайн мастер-классы, платформы онлайн образования и многое другое.