Администратор офиса

Что нужно будет делать:

Административный функционал:

• Встреча/проводы гостей в VIP-зоне, организация пропускного режима (курьеры, водители, посетители);
• Отправка и прием документов;
• Выполнение кросс-функциональных обязанностей секретаря на ресепшен в ее отсутствие.

Административная поддержка:

• Бронировать, согласовывать, оформлять и проверять правильность оформления билетов, забронированных и приобретенных через компанию - контрагента. Бронировать, согласовывать с командируемыми сотрудниками условия проживания в гостиницах, проверять правильность оформления ваучеров, подтверждающих проживание в гостиницах.
• Взаимодействовать с командируемыми сотрудниками: оказывать консультационную и техническую помощь в случае возникновения необходимости внесения изменений в маршрут поездки или ее отмены, согласовывать проездные билеты и проживание, консультировать сотрудников в части корректного заполнения документов на командировку и расчета суточных.
• Предоставлять образцы и шаблоны документов для внесения необходимых изменений в уже оформленную командировку, в случае отмены или изменения сроков командировки.
• Оказывать консультационную и техническую помощь при оформлении виз командируемым сотрудникам, в случае направления сотрудника в зарубежную командировку: предоставлять список необходимых документов, помогать заполнять и проверять анкету на оформление визы, направлять сотрудникам контактные данные кураторов по оформлению полиса временно выезжающего зарубеж.
• Передавать контрагенту пакеты документов на оформление виз для выезда за рубеж (в случае оформления виз через контрагентов Банка). Сотрудничать с Посольством Венгрии в РФ: записывать сотрудников Банка на оформление визы, отслеживать очередь, решать прочие вопросы, связанные с данным направлением.
• Вести в электронном виде реестры по учету оформленных командировок, приобретенных билетов, забронированных отелей, билетов, выписанных в рамках Трудового договора иностранных сотрудников Банка.
• Принимать от контрагентов первичные и отчетные документы по оказанным миграционным и трэвэл-услугам, контролировать правильность их оформления, вводить счета и все документы к ним в ПМ "Согласование договоров и оплаты счетов" в Lotus Notes, осуществлять своевременную передачу первичных и отчетных документов в бухгалтерию Банка, контролировать своевременную оплату счетов.
• Оформлять деловые приглашения иностранным коллегам для въезда на территорию Российской Федерации.
• Вести переписку на английском языке с иностранными коллегами (знание английского языка).
• Отдельные поручения непосредственного Руководителя.

Что мы ценим:

• Образование Высшее Гуманитарное.
• Навык работы в части бронирования билетов, отелей.
• Уверенный пользователь. Желательно знание Лотуса.
• Ответственный и организованный подход к работе.
• Английский язык на уровень B1 - Intermediate.
• Опыт работы на аналогичной должности от 1 до 3 лет.