Офис-менеджер

Обязанности:

• Жизнеобеспечение офиса, закупка канцтоваров, расходных материалов, воды (чай, кофе) и иных ТМЦ, заказ работ АХО по необходимости, своевременные заявки на ремонт;
• Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования.

• Ведение реестра учета и регистрации распорядительных документов (приказы, распоряжения);
• Отслеживание сроков доступов учетных записей, администрирование ежедневных корпоративных звонков, работа с учетной системой;
• Печать/копирование/скан документов;

• Контроль работы сотрудников клининговой службы, курьера.

• Взаимодействие с контрагентами и партнерами организации по предоставлению документов/запросов/писем;

• Организация поездок и командировок: заказывать билеты, бронировать гостиницы и осуществлять иные задачи по поручению непосредственного руководителя.
• Организация встреч, совещаний и переговоров, администрирование проведения курсов.
• Помощь в подготовке договоров и счетов на курсы (частные и корпоративные заказчики).
• Печать сертификатов и удостоверений УЦ с ведением реестра
• Организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденции.
• Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

• Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции и звонков (сортировка писем, ведение деловой переписки);
• Приём/отправка корреспонденции почтой и экспресс-доставкой;
• Работа с курьерскими службами, оформление пропусков;

• Участие в организации корпоративных мероприятий - сопровождении и администрировании проведения всех форматов
• Формирование бюджета расходов на офисные нужды.
• Своевременно и в полном объеме обрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.
• Выполнение поручения руководства.

Требования:

• Аналогичный опыт работы от 2-х лет.

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Уверенный пользователь ПК. Опыт работы в любой из систем: Bitrix24, 1СДО, Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams), 1С8, 1С – CRM, Google Docs, Zoom
• Умение работать с оргтехникой (ксерокс, сканер, принтер);
• Опыт работы в программах электронного документооборота (будет являться преимуществом);
• Организованность, аккуратность, внимательность, исполнительность

грамотная письменная и устная речь, вежливость.

Условия:

• Официальное оформление. Конкурентный уровень заработной платы: ЗП полностью "белая". Выплата 2 раза в месяц на карту Вашего банка.
• График работы - 5-дн с 09.00 до 18.00.
• Место работы - м. Курская, Нижний Сусальный пер., д. 5, стр. 4