Обязанности:
1. Организация проектного документооборота (создание структуры хранения документов, распределение прав доступа к редактированию документов, создание единого канала обмена корреспонденцией с заказчиком/ проектировщиками/ подрядными организациями, создания правил обмена документацией с заказчиком/ проектировщиками/ подрядными организациями).
2. Регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции (письма) по объектам.
3. Формирование пакета документов, подписание (согласование), отправка заказчику/ проектировщикам/ подрядным организациям.
4. Контроль движения документов, переданных заказчику/ проектировщикам/ подрядными организациями.
5. Ведение реестра в информационной системе (присвоение класиификаторов входящей и исходящей документации, актуальные версии проектногой документации, статусы получения проектной документации заказчиком, от проектировщика, ТЗ проектировщиком и др.).
6. Подготовка ответов на поступающие запросы госорганов по вопросам реализации инвестиционных проектов.
7. Ведение электронного и бумажного делопроизводства по проектам: оформление проектов приказов и распоряжений, протоколов совещаний.
8. Контроль сроков выполнения задач подготовки документации;
9. Ведение финансового планирования и отчетности в рамках выполняемой работы.
10. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя программы проектов.
11. Взаимодейтсвие с отделом внутреннего контроля Компании в рамках установленных процедур в области внутренних проверок, исполнение требований внутренних регламентов Компании.
12. Своевременное создание документа планирования показателей и задач на установленный период (месяц / квартал / полугодие), направление на согласование руководителю, своевременное внесение фактических достижений значений показателей и задач, подтверждение отчетами и утверждение у руководителя.
13. Соблюдение требований Положения по ведению документооборота Компании, в том числе сроки обработки, исполнения документов и правила оформления служебных документов.
14. Соблюдение правил охраны труда и противопожарной безопасности и обеспечение выполнения на подведомственном участке производства требований действующих положений, правил, норм, инструкций по охране труда, пожарной, промышленной и экологической безопасности, приказов, указаний и предписаний вышестоящих организаций.
Требования:
Образование: Высшее (гуманитарное)
Специальность: Делопроизводитель, Проект-менеджер, Специалист по документообороту, Юрист
Знания, навыки, умения:
- MS Excel на уровне выше среднего;
- 1C: УПП уверенный пользователь;
- Правила делового общения, методы ведения переговоров;
Опыт работы: от 2-х лет на позициях, связанных с документооборотом и проектной деятельностью.
Условия:
- официальное трудоустройство;
- график работы 5/2 (с 08:30 до 17:00);
- корпоративное питание (обеды по типу шведского стола);
- корпоративный абонемент в бассейн.
