Администратор офиса (офис-менеджер)

Обязанности:

• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, контроль сроков ответов на письма;
• Деловая переписка – знание требований к оформлению официальных писем
• Организация командировок сотрудников компании
• Административная поддержка офиса:

- Организация чая/кофе для руководства и гостей

- Прием и распределение телефонных звонков, ведение базы контактов контрагентов/сотрудников, почтовые рассылки

- Работа с курьерскими службами/Почтой РФ. Ведение реестра почтовой корреспонденции.

- Контроль порядка офисных помещений/кухни/переговорных/оргтехники

- Заказ канцтоваров, воды, своевременное снабжение необходимыми материалами

- Взаимодействие с администрацией и технической службой здания по вопросам заказа пропусков, парковочных мест, клининга, мелкого ремонта по заявкам сотрудников.

• Помощь сотрудникам офиса по административно-хозяйственным вопросам
• Ведение корпоративных аккаунтов, контроль оплаты счетов административно-хозяйственного направления (Такси, топливные карты, транспондеры, курьерские службы, мобильная связь, интернет);
• Поиск, подготовка, систематизация информации по различным вопросам (сравнить цены, выбрать лучшего поставщика, составить таблицу/презентацию)
• Поиск, покупка и доставка товаров из интернет-магазинов
• Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам предоставления закрывающих документов
• Поездки по распоряжению руководства по городу: купить/доставить (командировки – в виде исключения при острой необходимости);
• Выполнение других распоряжения руководства;

Требования:

• Грамотная письменная и устная речь;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Знание основ делопроизводства и документооборота;
• Знание требований к оформлению официальных писем;
• Знание особенностей работы с почтой РФ (заказные письма, уведомления, описи);
• Умение работать в интересах компании и на результат;
• Навык расстановки приоритетов;
• Уверенная коммуникация с сотрудниками/подрядными организациями;
• Навыки составления служебных записок, официальных писем, презентаций, графиков, различных документов Word, таблиц Excel;
• Стремление к порядку (в документах, системах хранения, регламенте исполнения задач);

• ПК – опытный пользователь, Microsoft Office – продвинутый пользователь
• Личностные качества: исполнительность, самостоятельность, грамотность, внимательность, аккуратность, усидчивость, дотошность и перфекционизм приветствуются, коммуникабельность, умение договариваться, сообразительность, гибкость.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед;
• Работа в офисе (м. Проспект Мира);
• Работа на ресепшн в паре со вторым офис-менеджером, частичное разделение функционала;
• Испытательный срок 3 месяца.