Пресненская набережная 8с1
ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с интенсивным ростом и увеличением количества управляемых бизнес-единиц мы приглашаем на работу Начальника отдела по документационному обеспечению и делопроизводству.
Обязанности:
1. Организация функционирования единой системы делопроизводства Компании (несколько юридических лиц):
- Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
- Организация документооборота Общества с входящей и исходящей документацией и корреспонденцией (обеспечение получения у почтовых операторов, регистрация, обработка, проверка, перенаправление адресату, нормоконтроль, присваивание входящих/исходящих номеров, хранение, сканирование и размещение в ЭДО).
- Организация работы с организационно-распорядительными документами (нормоконтроль, регистрация, организация подписания, размещение в СЭД, ознакомление с ними, обеспечение хранения).
- Организация работы с ВНД (организация подписания, размещение в СЭД, организация ознакомления, обеспечение хранения).
- Разработка внутренних нормативных документов в области документационного обеспечения и делопроизводства.
2. Организация архивного хранения документов (несколько юридических лиц):
- Формирование сводных номенклатур Обществ.
- Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив.
- Организация работы архива с делами и документами Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества.
- Организация экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение.
3. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.):
- Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у докладчиков и рассылка повестки и материалов участникам мероприятия.
- Обеспечение технического оснащения мероприятия и сервисного обслуживания во время кофе-пауз.
- Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия.
4. Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения:
- Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД, решений протокола, распоряжений.
- Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников.
5. Организация служебных командировок работников Общества:
- Организация работы с контрагентами (мониторинг условий, организация заключения договоров, контроль соблюдения и исполнения условий договоров, контроль своевременного предоставления первичной документации поставщиками регистрация первичной документации)
- Организация покупки билетов, бронирования гостиниц, заказ трансфера и т.п.
- Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров.
6. Организация телефонных переговоров и поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников.
7. Организация работы с посетителями Общества.
Требования:
- Высшее образование (документационное обеспечение) либо дополнительное профессиональное образование/ переподготовка в области делопроизводства и архивоведения.
- Опыт работы в аналогичной должности не менее 3 лет
- Знание делопроизводства, документооборота, архивного дела, правил деловой переписки и делового этикета, правил защиты конфиденциальной служебной информации, порядка подготовки и оформления командировок, делового протокола, правил работы с внешними носителями информации, правил и технологию ведения контроля исполнения поручений генерального директора, порядка систематизации, учета, составления и ведения документации с использованием современных информационных технологий, правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
- Навык работы в системе 1С:Документооборот (обязательно), в справочно-информационных системах, MS Office.
Условия:
- Стабильная белая своевременная заработная плата.
- Работа в комфортном офисе (Деловой центр Москва-сити, башня «Федерация»).
- График работы 5/2, с 9.00 до 18.00.
- Наличие «местных» командировок (офис - БП Румянцево) по мере необходимости.
- Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных.
- Возможности карьерного, финансового и личностного роста.
- Финальный уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.
