Специалист по административной работе

Обязанности:

• Помогать Управляющему филиалом и руководителям подразделений (менеджерам) организации в повседневной работе;

• Организовывать различные встречи, переговоры, собеседования, отвечать на телефонные звонки;

• Организовывать деловые встречи и проводить протоколы на заседаниях руководящего состава;

• Переводить различные документы, письма, факсы;
• Принимать и отправлять офисную корреспонденцию;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Контролировать хранение документов;
• Оформлять через местное представительство МИД РФ официальные Приглашения и визовую поддержку для иностранных сотрудников корпорации;
• Оформлять через Миграционную службу РФ Подтверждения на право трудовой деятельности для сотрудников - иностранных граждан;
• Оформлять в паспортно-визовой службе регистрацию виз и право проживания в РФ для сотрудников - иностранных граждан;
• Оформлять визы для заграничных командировок сотрудников компании;
• Бронировать гостиничные номера и составлять программы пребывания посетителей компании;
• Обеспечивать сотрудников необходимыми канцелярскими принадлежностями;
• Обеспечивать покупку иных принадлежностей (мебель, телевизоры, бытовая техника, питьевая вода и т.д.);
• Обеспечивать сотрудников визитными карточками;
• Контролировать чистоту в офисных помещениях, взаимодействовать с клининговой службой;
• Выполнять другие задачи, поставленные Управляющим Филиалом и Управляющей кадрами;

• Организовывать внедрения, постоянного улучшения системы менеджмента качества и экологии, и сертификации соответствующим стандартам в соответствии с требованиями Заказчика и Корпорации;

• Опыт планирования и организации мероприятий, включая знание процесса подготовки.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной позиции от одного года
• Желательно знание английского или китайского языков

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя
• ДМС после испытательного срока