Бизнес-ассистент

В нашу успешную и профессиональную команду мы ищем: Бизнес-ассистента

Обязанности:

• Организация документооборота руководителя. Подготовка бумажных документов на подпись руководителю, проверка документов на наличие подписей лиц уполномоченных на согласование. Работа в системе электронного документооборота от имени руководителя – проверка поступивших на согласование документов на соответствие содержимого процессу, на наличие всех виз лиц уполномоченных на предварительное согласование до направления руководителю, организация своевременного согласования документации руководителем, формирование служебных заданий на командировки, подготовка и оформление авансовых отчетов от лица руководителя;
• Ведение и контроль календаря руководителя - постановка в календарь Битрикс встреч для рабочих групп, создание ссылок, сбор участников;
• Организация совещаний и встреч - подготовка собраний, включая подготовку места, бронирование переговорных, техническое обеспечение, уведомление участников, формирование повестки собрания, протоколирование принятых решений;
• Работа с задачами в Битрикс - постановка задач сотрудникам Компании от имени руководителя, сортировка задач по проектам, контроль сроков своевременного предоставления исполнителями информации по задачам;
• Формирование Информационной базы руководителя - сбор с разных источников (Битрикс, почта, мессенджеры, ERP) рабочих файлов, упорядочивание файлов в систему, обеспечение хранения и быстрого доступа руководителя к любой информации из Информационной базы;
• Трэвел-поддержка руководителя, организация командировок, заказ билетов, бронирование отелей;
• Сбор и обобщение информации для бизнес-целей руководителя – изучение разного рода вопросов, систематизация и анализ информации, подготовка и предоставление руководителю аналитических, информационных, справочных отчетов;
• Подготовка презентаций – систематизация предоставленной руководителем информации, инфографика информации, подготовка презентации в формате PowerPoint, согласно шаблонным корпоративным стандарта;
• Написание текстов - подготовка от имени руководителя сообщений, писем и коммуникаций;
• Описание бизнес-процессов - их упаковка в блок-схемы или регламенты, чек-листы, стандарты;
• Работа в системе электронного документооборота от имени руководителя - формирование служебных заданий на командировки, подготовка и оформление авансовых отчетов;
• Подготовка и участие в заседаниях – регистрация руководителя на мероприятия, проводимые администрацией, Корпорацией МСП, Точкой Кипения, ФНС, Сколково, подготовка всей необходимой для участия в мероприятии информации, в случае необходимости участие в заседаниях и мероприятиях от лица руководителя, фиксация ключевой информации, освещенной на мероприятии, систематизация и презентация руководителю;
• Решение организационных вопросов;
• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Высшее или неоконченное высшее (последний курс на свободном посещении);

• Опыт работы в должности бизнес-ассистента руководителя, секретаря или делопроизводителя от 1 года;

• Уверенный пользователь Word, Exсel, PowerPoint;

• Уверенный пользователь 1С, Битрикс 24, Microsoft Office;

• Ответственность, внимательность, самоконтроль, пунктуальность, организованность, грамотная устная и письменная речь, многозадачность, быстрая реакция на запросы.

Условия:

• оформление по ТК РФ;
• график работы 5/2, с 08.30 до 17.30
• интересную работу в активно развивающейся Компании;
• привлекательный компенсационный пакет;
• система ДМС.