Помощник руководителя, Секретарь

Обязанности:

- Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

- Составление графика, планирование деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

- Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

- Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

- Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых, электронных сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

- Своевременный подбор и приобретение для руководителя и сотрудников организации канцелярских принадлежностей;

- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер по обслуживанию (заправка картриджей принтера и т.д.) либо при ее поломках и повреждениях;

- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем договоров и т.д.)

- Оповещение руководителя и сотрудников о грядущих праздниках, выходных;

- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

- Прием и отправка писем;

- Формирование электронной базы, архива (в формате .pdf) входящих и отправленных писем;

- Информирование руководителя о входящих электронных письмах;

- Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

- Участие в общих собраниях и совещаниях;

- Подготовка, подача чайных напитков для руководителя и иных лиц;

- Соблюдение чистоты кухонной утвари;

Требования:

• культурная и грамотная речь
• хорошее знание ПК и офисных программ
• Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата;

Условия:

• заработная плата 2 раза в месяц
• официальное трудоустройство
• график работы 5/2 с 9 до 17 часов