Тревел-координатор

Обязанности:

• Обеспечение полного цикла организации командировок на территории РФ, СНГ, за рубежом : работа с заявками на командировку, разработка оптимальных маршрутов (в. т.ч. сложных составных маршрутов), покупка, обмен, возврат билетов, а также бронирование, отмена, продление бронирование гостиничных номеров, ранний заезд и поздний выезд, трансфер, ВИП обслуживание. Работа с агентством и самостоятельно через OBT систему
• Организация сложных групповых командировок в количестве от 10 работников с целью участия в командообразующих мероприятиях подразделений, в том числе во внешних форумах, участниками которых являются делегации от Банка
• Оформление срочных заявок на командировку (менее чем за 3 рабочих дня) вышестоящему руководству Банка и сотрудникам при обосновании потребности
• Организация чартерных авиаперелетов вышестоящему руководству Банка, а также делегации от Банка с целью участия во внешних форумах
• Администрирование корпоративного такси: контроль соблюдения ВНД при использовании работниками, сбор СЗ и пояснительных записок в случае нарушений, проверка и заведение счетов для оплаты
• Ведение договорной работы, согласование и заключение договоров, c целью осуществления чартерных авиаперевозок вышестоящему руководству Банка, а также делегации от Банка с целью участия во внешних форумах. Контроль исполнения договоров, взаимодействие с контрагентом, получение отчетных документов, заведение счетов на оплату
• Осуществление контроля оплаты счетов, проверка счетов контрагента, заведение счетов в СЭД Tessa, осуществление контроля своевременного согласования счетов и последующего получения оригиналов, в том числе и закрывающих документов от контрагента, последующее взаимодействие с бухгалтерией по возникающим в процессе оплаты вопросам, взаимодействие с инициатором/командируемым по части оформления Служебной Записки и/или Заявления на повышение уровня группы должности с целью своевременной оплаты счета
• Консультационная поддержка сотрудников банка по любым travel вопросам

Требования:

• Релевантный опыт работы не менее 2-х лет, обязательно на стороне конечного заказчика услуг (не в тревел агентстве)
• Опыт оформление тревел услуг высшему руководству, топ-менеджменту, срочные командировки
• Опыт оформления услуг (жд, авиа, трансфер/аренда автомобиля, бронирование гостиниц, Fast Track/Вип-зал в аэропортах) самостоятельно через OBT систему. OBT — это онлайн-система бронирования командировок, в которой сотрудник на стороне клиента сам покупает тревел-услуги
• Опыт работы с тревел политиками и лимитами в зависимости от должности командируемого. Опыт оформления СЗ в случае нарушений или необходимости повышения лимита
• Опыт работы в администрировании корпоративного такси является преимуществом
• Высшее образование

Условия:

• Официальное трудоустройство, полный социальный пакет
• График работы 5/2 (сб-вс - выходные дни)
• Корпоративное обучение в Академии лидерства (для руководителей) и Бизнес Академии (для всех сотрудников)
• Корпоративная электронная библиотека
• ДМС для сотрудника, включая госпитализацию и стоматологию. А также льготная цена на приобретение программ ДМС для детей, супруга / супруги и родителей
• Страхование при выезде за рубеж
• Корпоративная социальная и материальная поддержка в определенных жизненных ситуациях
• 10 рабочих дней 100% оплачиваемого листа нетрудоспособности в год;
• Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней
• Корпоративные скидки и специальные акции от компаний-партнеров;
• Льготные условия на продукты Банка
• Программы признания особых достижений сотрудников
• Корпоративные мероприятия для сотрудников и их детей
• Возможности участия в спортивных командах Банка (мини-футбол, хоккей и др.)
• Участие в благотворительных и социально значимых активностях