улица Дзержинского 199
- Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д.);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
- В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя и сотрудников, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю и его заместителям требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя и его заместителей, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров
— Приобретение канцелярских принадлежностей для офиса компании;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
- Отличное знание делопроизводства и документооборота.
- Умение работать с оргтехникой и компьютерными программами.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Организационные навыки и умение планировать рабочий день.
- Быстрая обработка информации и ее передача коллегам.
- Достоверность и сохранность документов и информации.
- Умение организовать встречи и переговоры.
- Коммуникативные навыки и умение эффективно общаться с сотрудниками и клиентами компании.
- Умение работать в стрессовых ситуациях.
- Управление документооборотом и регистрацией новых документов.
- Обработка и рассылка почтовых отправлений.
- Умение создавать эффективные рабочие процессы и формализованные стандарты работы.
- Опыт общения с поставщиками, покупателями и другими контрагентами компании.