Обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной и художественно-творческой деятельности директора учреждения.
Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передаёт её начальнику отдела управления делами и в соответствии с принятым директором решением передаёт корреспонденцию в структурные подразделения учреждения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведёт делопроизводство с применением компьютерной техники. Принимает документы на подпись директору. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность их оформления, обеспечивает их редактирование и передаёт на подпись директору.
Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передаёт и принимает телефонограммы, а также информацию по приёмно-переговорным устройствам, электронной почте.
По поручению начальника отдела составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие его эффективной работе.
Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников организации. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
Осуществляет деятельность, направленную на формирование положительного имиджа и продвижение услуг Музея-заповедника «Горки Ленинские».
Требования:
-
Высшее образование. Обязателен опыт работы референтом/ассистентом первых лиц учреждения. Хорошая память, умение работать с большим объемом информации. Опыт работы в должности секретаря/помощника руководителя от 1 года. Умение пользоваться офисной техникой, навыки работы с календарём в MS Outlook, Word, Excel, Power Point, Internet
Условия:
- Ответственность
- Пунктуальность
