Специалист по документационному обеспечению

Обязанности:

• Контролировать бесперебойную работу офиса руководителя;

  Организовывать командировку руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

  Передавать документы на исполнение в структурное подразделение филиала или в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

• Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль их исполнения, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

  Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в отсутствие директора филиала полученную информацию, доводить до сведения ее содержание.

  Передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телефон, электронная почта), своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи, отправлять исполненную документацию по адресатам.

  Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

  Контролировать своевременное исполнение поручений, поставленных в системе Docs, своевременно уведомлять руководителя о просроченных исполнителями поручениях.

  Принимать документы на подпись директору и главному и инженеру филиала Общества, проверять правильность их составления и оформления.

  Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

  Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

  Составлять письма, запросы, другие документы.

  Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний).

  Набирать текст по указанию руководителя, служебные материалы, необходимые для работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

• В приоритете соискатели со знанием кадрового делопроизводства.