Специалист 2 категории отдела организации документооборота (работа с клиентами)

Обязанности:

1. Проведение приема/выдачи документов нарочно (через центр обслуживания клиентов или иные пункты приема документов):

• ежедневно принимает обратившихся клиентов с целью сдачи заявлений/писем, адресованных Обществу.
• регистрирует входящие письма/заявления клиентов.
• ежедневно выдает исходящую корреспонденцию клиентам, намеренным получить документы нарочно.

2. Обработка, регистрация входящих/исходящих/внутренних документов по всем видам доставок/отправок:

• регистрирует входящую корреспонденцию, поступающую по всем средствам доставки (нарочно, курьеры, почта, электронная почта, системы внешнего электронного документооборота).
• отправляет исходящую корреспонденцию структурных подразделений с официального электронного адреса Общества.
• составляет заявки на получение ТМЦ, получение ТМЦ, необходимых для отдела организации документооборота.

3. Информационное сопровождение Клиентов по вопросам, связанных с предоставляемыми документами:

• выдает информацию в телефонном режиме клиентам, ранее сдавшим документы на регистрацию, о стадии нахождении документов, исполнителе и его контактных данных

4. Контроль соблюдения корпоративных правил оформления документов и корректности оформления документов в системе внутреннего документооборота:

• обрабатывает исходящую корреспонденцию, подготовленную в электронном виде с подписанием электронной подписью, осуществляет проверку маршрутов согласования, наличие приложений, перерегистрацию документов.

Требования:

• высшее профессиональное образование (экономическое, техническое) и стаж работы по профилю деятельности не менее трёх лет

Должен знать;

• стандарт обслуживания клиентов;
• порядок документооборота;
• порядок рассмотрения обращений клиентов.
• этику делового общения;
• принципы работы с офисными программами;
• правила эксплуатации офисной техники;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• организационную структуру Общества;

Должен уметь:

• вести документооборот;
• вести деловую переписку;
• работать в программах: СЭД, СЭД АО «ЭСК РусГидро», пакет офисных программ MS Office или подобный аналог;
• пользоваться офисной техникой;
• принимать меры по предотвращению конфликтных ситуаций;

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя, с 08-00 до 17-00, обеденный перерыв с 12-00 до 13-00;
• Оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Предоставление льгот, социальных гарантий, компенсаций, добровольного медицинского страхования;
• Обучение, развитие и повышение квалификации за счет Компании;
• Своевременная выплата заработной платы на банковскую карту работника (2 раза в месяц);
• Ежемесячный доход - 47 333 рублей после вычета НДФЛ;
• Ежеквартальный доход - 80 024 рублей после вычета НДФЛ