Делопроизводитель

Обязанности:

• Принимает и обрабатывает, ведет учет входящей и исходящей документации.
• Осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые.
• Принимает поступающую на рассмотрение директора Филиала корреспонденцию, личные заявления работников Филиала, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответа.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора Филиала.
• Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, осуществляет проверку качества оформления документов, передаваемых руководителю на подпись.
• Производит обработку и отправку исходящих документов.
• Организовывает проведение телефонных переговоров директора Филиала, записывать в его отсутствие полученную информацию, доводить до сведения директора ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем, запросов.
• Выполняет работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором Филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
• Оформляет протоколы совещаний в соответствии с утвержденной инструкцией в Обществе, информировать исполнителей о зафиксированных поручениях и контролировать установленные протоколом совещания сроки.
• Осуществляет набор приказов и прочих документов по распоряжению директора Филиала, ведет их учет в журнале регистрации, знакомит лиц, поименно в приказе с их содержанием.
• Организовывает прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Осуществляет копирование и тиражирование документов.
• Печатает производственные приказы по распоряжению директора Филиала, ведет их учет в журнале регистрации, знакомить лиц, поименных в приказе с их содержанием.
• Обеспечивает сохранность документов, отправлять исполненную документацию по адресатам.
• Осуществляет оперативный поиск и выдачу информации по документам.
• Выполняет единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и подготовки документов.
• По указанию руководителей и специалистов доставляет по назначению деловые бумаги, пакеты, письма, отчеты, а также получать их от других организаций.
• Ведет учет убытия должностных лиц за пределы Филиала в журнале установленной формы.
• Проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов.
• Производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Осуществляет передачу дел в архив Общества.
• Обеспечивает рациональное использование рабочего времени, соблюдать режим труда и отдыха.

Требования:

• Образование высшее или среднее профессиональное по профилю деятельности

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье
• Режим работы : 08.00-17.00; перерыв для приема пищи и отдыха: 12.00-13.00
• Гарантии и компенсации согласно Трудового кодекса РФ