Администратор офиса (с функцией помощника генерального директора)

Приглашаем в нашу команду администратора офиса, с функцией помощника генерального директора

Dynamics – современный центр протезирования нижних и верхних конечностей в Москве, оснащенный современным оборудованием.

Что входит в функционал:

• Ведение рабочего календаря компании (запись пациентов на консультации, протезирование и реабилитацию),
• Разработать структуру документооборота (это включает оценку существующих методов работы с документами, выявление слабых мест, предложить чёткие процедуры для обработки каждого типа документа),
• Полное ведение офисного документооборота (прием и распределение входящей/исходящей корреспонденции и писем, подготовка драфтов договоров по реквизитам компании, подписание документов у руководителей, сканирование документов и архивирование),
• Выполнение поручений генерального директора: поиск необходимой информации в том числе с помощью ИИ, сбор информации от бизнес-образующих подразделений и сведение данных в Эксель-отчет, подготовка презентаций, аналитика данных и пр.,
• Входящие/исходящие звонки на корпоративный номер компании,
• Ведение отдельных договоров Организации (например, по закупкам канцтоваров и др.по линии АХО), составление служебных записок,
• Заказ пропусков и бейджей для сотрудников, пациентов и гостей,
• Оформление доверенностей для курьеров доставки,
• Тревел-поддержка: заказ такси, авиа и жд билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка командируемых сотрудников (при необходимости),
• Закупки для нужд офиса,
• Всесторонняя поддержка жизнедеятельности офиса, контроль за порядком и чистотой в помещениях офиса,
• Организация поздравлений сотрудников с Днем Рождения,
• Помощь в организации корпоративных мероприятий, праздников,
• Ведение отчетности по тратам АХО.

Наши ожидания от кандидата и что для нас важно:

• Опыт работы в аналогичной должности в среднем-крупном бизнесе не менее 2-х лет (на одном месте работы)
• Высшее образование, законченное
• Знание норм деловой переписки, делопроизводства и документооборота
• Личностный портрет успешного кандидата (важен каждый пункт):
• грамотная речь (устно и письменно),
• высокий уровень ответственности и самоорганизованности,
• доброжелательность,
• гибкость,
• умение легко реагировать на стрессовые ситуации,
• энергичность,
• высокий уровень общей культуры поведения;
• командность.
• Компьютер (пакет MS Office, Outlook, Power Point) - уверенный пользователь
• Аккуратный внешний вид

Условия сотрудничества:

• Постоянный трудовой договор. Полностью официальное трудоустройство
• Заработная плата обсуждается в зависимости от опыта кандидата, старт дохода от 120 000 т.р. на руки
• Стабильная работа в быстро развивающейся компании и возможность расти вместе с ней профессионально и карьерно
• Возможности проходить корпоративное обучение и внешние обучающие тренинга за счет компании
• Работа вместе со старшим администратором офиса (взаимозаменяемость)
• Полная занятость, 5/2, 9:30-18, сб. и вс.- выходные дни
• Динамичная работа в позитивной атмосфере
• Территориально – в пешей доступности от м. Ленинский проспект.