Специалист административного отдела

Компания Dr. Reddy’s Laboratories (NYSE: RDY) – интегрированная международная фармацевтическая компания. Сотрудники Dr. Reddy’s – это высокопрофессиональная команда, которая едина в своем стремлении вместе сделать мир более здоровым путем создания инновационных и доступных лекарственных средств. На российском рынке компания с 1992 года. За эти годы мы смогли достичь впечатляющих результатов, при этом наш бизнес продолжает динамично расти и развиваться, привлекая талантливых и целеустремленных сотрудников.

Специалист административного отдела (ДЕКРЕТНАЯ СТАВКА)
Город: Москва

Обязанности:

• Проверка счетов и расшифровок, подготовка расшифровок к счетам и заведение счетов на согласование. Проверка и согласование документов в Диадоке;
• Заведение на согласование договоров в ALM. Подписание договоров;
• Подготовка доверенностей на управление, отправка их сотрудникам;
• Подготовка комплектов документов на покупку авто (госпошлины, ОСАГО, доверенности, акты приема-передачи ТС, ДКП для ГИБДД) (в месяцы покупки авто);
• Подготовка еженедельных отчётов по автопарку;
• Отслеживание баланса компании в личных кабинетах Моспаркинга и Автодора;
• Ведение личного кабинета по Моспаркингу (добавление, удаление сотрудников и авто);
• Политики, приказы, инструкции, обновление транспортного курса для новых сотрудников на корпоративном портале;
• Назначение курсов по Безопасному вождению, назначение сезонных инструктажей;
• Назначение тестирования на знание ПДД для сотрудников;
• Обработка путевых листов водителей на платформе ID20;
• Ежемесячная подготовка данных о РВД водителей и передача в отдел по работе с персоналом;
• Ежемесячная подготовка данных по надбавке на транспортные расходы для бухгалтерии;
• Ведение учёта актов приема-передачи ТС, их подписание и организация хранения;
• Рассылка по корпоративной почте электронных полисов ОСАГО;
• Подготовка сканов договоров купли-продажи, актов приема-передачи для оформления возврата неиспользованной части страховых премий;
• Сбор необходимых данных у сотрудников (заявления/листы ознакомления, данные о пробегах, сканы СТС, данные о шинах и т.д.);
• Приём писем почтой России от РЕСО, МВД и др. органов, рассылка сканов сотрудникам;
• Ведение проектов по доработке платформы ID20;
• Подготовка писем в гос органы, в страховую компанию, подготовка документов для оформления тотальных случаев по автомобилям;

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы на административных должностях от 2 лет (опыт работы c Car Fleet является преимуществом);

• Знание MS office : Word, Excel, PowerPoint - продвинутый пользователь;

• Умение пользоваться офисными приложениями - MS Teams, Zoom, Outlook;

• Знание английского языка - не ниже уверенного устного и письменного Intermediate;

• Ответственность, аккуратность и внимание к деталям, умение работать с большим объемом информации, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение работать в команде.