Руководитель направления документационного и хозяйственного обеспечения

Обязанности:

• Организация работы по регистрация входящих/исходящих/внутренних документов компании, постановка и снятие на/с контроль;
• Документооборот, разработка внутренних и распорядительных документов компании;
• Контроль исполнения контрольных документов подразделениями компании;
• Организовывать обучение работников Организации современным методам работы с документами;
• Создание и организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• Методическая поддержка работников по работе с документацией в части оформления документации и процессов;
• Формирование в соответствии с законодательством порядка хранения и регистрации документов;
• Осуществление контроля за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• Обеспечение выполнения отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов, их хранения и сохранности;
• Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий документов;
• Контроль соблюдения работниками отдела правил работы с документами, производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда и пожарной безопасности, режима охраны архива;
• Административно-хозяйственное обеспечение деятельности Компании;
• Курирование договоров аренды нежилых помещений;
• Курирование договоров по техническому обеспечения офисов (клининг, техническое обслуживание, охрана и т.п.), в том числе управление клининговыми службами по уборке помещений и прилегающей территории;
• Курирование договоров оказания услуг водоснабжения, электроснабжения, теплоснабжения и т.п. по 2 офисам Учреждения;
• Формирование заявок на закупку и поставку ТМЦ;
• Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда;
• Контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
• Ведение договорной работы полного цикла: подготовка, согласование, дальнейшее сопровождение и контроль исполнения обязательств по договорам поставки товаров/ выполнения работ/ оказания услуг в части АХО;
• Контроль за состоянием имущества и оборудования учреждения, организация своевременного ремонта и хранения;
• Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния;
• Организация размещения работников, зонирование и обеспечение эффективного использования помещений;
• Организация и контроль материально-технического обеспечения деятельности работников Учреждения;
• Подготовка предложений по оптимизации процессов, работы подразделения актуализация процессов, проектов регламентов /инструкций.

Требования:

• Образование: высшее.
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение распределять ответственность и не боятся работать в режиме многозадачности и с большими объемами информации.
• Знание и навыки:
• гражданское право и хозяйственное законодательство;
• порядка оформления процессов закупки в организации;
• организация документооборота по подразделению и в целом в организации;
• формы и порядок финансовых расчетов;
• методы экономического анализа хозяйственной деятельности организации - теоретические основы финансового менеджмента;
• правила проведения проверок и документальных ревизий;
• современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа хозяйственной деятельности организации;
• правила и нормы охраны труда.

Условия:

• Высокая заработная плата
• Работа в стабильной компании, лидере в своем сегменте рынка;
• Оформление по ТК РФ;
• Нормированный график: 5/2 с 9.00 до 18.00;
• Офис в шаговой доступности от м. Марьина роща/ м. Савеловская.