Офис-менеджер

Обязанности:

• Документооборот (передача документов на подпись директору, распределение подписанных документов по исполнителям, составление реестров документов для передачи в финслужбу, сканирование документов, размещение документов на общем ресурсе);
• Активное взаимодействие с отделами компании, выполнение задач, необходимых для осуществления деятельности компании;
• Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• Взаимодействие с обслуживающими организациями (почта, курьеры и т.д.);
• Оперативное решение задач поставленных руководителем (поиск необходимой информации, подготовка/отправка необходимой документации);
• Заказ пропусков в офис;
• Встреча и сопровождение клиентов компании в офисе (чай, кофе);
• Осуществление контроля за порядком в офисе и поддержание чистоты в офисе;
• Обеспечение офиса канцелярией (заказ канцтоваров), хозяйственными товарами (заказ питьевой воды, чая, кофе);
• Участие в организации корпоративных мероприятий для сотрудников;
• Организация архива документов
• Участие в договорной работе (актуализация контрагентов, согласование и размещение договоров, оплата счетов, закрывающие документы по договорам);
• Составление официальных писем и обращений, пакетов документов для официальных запросов;
• Поздравление сотрудников с ДР;
• Заказ гостиниц, ж/д и авиа билетов, оформление виз для сотрудников.

Требования:

• Высшее образование

• Опыт на позиции офис-менеджера/администратора от 1,5 лет

• Знание 1С. Уверенный пользователь Word, Excel, Outlook

• Высокий уровень обучаемости, ответственности, коммуникабельность, умение работать с документами.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ, полный социальный пакет (питание, страхование жизни, ДМС, служебный транспорт);

• Пятидневная рабочая неделя с 8:00 до 17:00 (при необходимости, возможно изменить время начала рабочего дня)

• Возможность комбинированного режима работы (несколько дней из дома)