Специалист по документообороту

Обязанности:

- Осуществляет ведение общеорганизационного документооборота (в том числе в «1С: Документооборот») и ведет делопроизводство в обществе в соответствии с локально-нормативными актами общества и иными нормативными документами.

- Осуществляет разработку и исполнение нормативных документов, касающихся вопросов регистрации и иной работы с входящей и исходящей документацией, ведение номенклатуры дел. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения/ответственным работникам документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений Генерального руководства.

- Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности Общества (в рамках своего направления), осуществляет контроль состояния делопроизводства и документооборота.

- Обеспечивает ведение базы телефонных номеров и электронных адресов сотрудников Общества, клиентов, партнеров и т.д.

- Обеспечивает согласование документов в соответствии с внутренними нормативными актами, регламентирующими сроки и порядок согласования документов. Осуществляет контроль предоставления исполнителями полного комплекта документов, необходимого для согласования.

- Осуществляет контроль правильности составления и заполнения листов согласования (наличие необходимых виз согласования, в том числе в электронных базах данных по документообороту) к документам, предъявляемым на подпись Генеральному руководству.

- Осуществляет ведение электронных баз данных документов (включая ведение электронного архива, загрузку в него документов Общества), производит своевременную актуализацию содержащейся в них информации.

- Осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Общества, в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы РФ. Оказывает содействие работникам Общества в подготовке документов в части соблюдения требований к структуре, оформлению, правильности словоупотребления русского языка, правил орфографии и пунктуации.

- Осуществляет работу по составлению описей дел для передачи документов в архив, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

- Оформляет (сшивает, опечатывает, регистрирует) договоры и иные документы Общества. Осуществляет формирование итоговых пакетов документов для направления в государственные органы/деловым партнерам Общества.

- Осуществляет контроль за своевременным возвратом в Общество подписанных контрагентами двусторонних (трехсторонних) документов: договоров, приложения к договорам, соглашений и пр.

- Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

- Обеспечивает своевременный прием, регистрацию, отправку, контроль исполнения входящей/исходящей документации. Осуществляет распределение входящей корреспонденции между сотрудниками на основе виз Генерального руководства в электронном документообороте.

- Принимает и отправляет корреспонденцию с помощью электронной почты, курьерской почты и почты России.

- Осуществляет контроль за получение внешними адресатами исходящей корреспонденции. В случае возврата исходящей корреспонденции, информирует об этом исполнителя, производит повторную отправку корреспонденции или, с согласования исполнителя, обеспечивает ее получение адресатом иным способом.

Требования:

• Высшее профессиональное образование.

• навыки планирования и организации рабочего дня, работы с компьютерной и оргтехникой на уровне уверенного пользователя, работы с программными продуктами MS Office, в том числе Outlook Express, Word, Excel навыки обработки, анализа и распределения документов.

Условия:

• Место работы: Забайкальский край, пгт.Забайкальск

• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00

• Оформление в соответствии с ТК РФ, своевременная выплата заработной платы (2 раза в месяц)

  Корпоративная связь, питание за счет компании, доставка служебным транспортом.Уровень заработной платы обсуждается с кандидатом на финальном собеседовании.