Офис-менеджер

Тимпанилайт с 2007 года на рынке технического обеспечения мероприятий, концертов и различных торжественных событий.

Приглашаем в нашу дружную команду

Обязанности:

• Прием и регистрация входящей, подготовка и отправка исходящей корреспонденции;

• Организация доставки почты/документов с отделения связи и доставку почты в отделения связи, а также взаимодействие с курьерскими службами;

• Взаимодействие с контрагентами по вопросам документооборота, задолженности, а также своевременного предоставления ими закрывающих документов и т.д.;

• Подготовка документов на подпись руководству;

• Подготовка материалов, необходимых для работы руководителей;

• Контроль процессов по сделкам в CRM-системе "Мегаплан";

• Сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;

• При взаимодействии с бухгалтерией составление писем, отчетов, ответов, первичной и закрывающей документации;

• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации, а также формирование электронного архива организации;

• Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня) ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

• Контроль исполнения распоряжений персоналом, а также за соблюдением сроков их выполнения;

• Прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководителям;

• Обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей офиса;

• Проведение встреч и телефонных переговоров;

• Наполнение CRM, базы подрядчиков, фрилансеров;

• Организация досуга персонала, поздравлений клиентов и партнёров с праздниками;

• Ведение рабочего графика руководителей;

• Прием посетителей директоров, поддержание чистоты и функционирования офиса;

• Обеспечение своевременной передачи руководителям важной информации;

• Поиск и покупка билетов, бронирование отелей, планирование командировок;

• Выполнение прочих служебных поручений.

Требования:

• Знания основ кадрового делопроизводства;
• Понимание основ методологии бизнес-процессов;
• Уверенное владение ПК, периферией и офисными программами;
• Грамотность;
• Внимательность;
• Стрессоустойчивость;
• Коммуникабельность;
• Развитая дикция и хорошо поставленная речь.

Условия:

• Работа в новом просторном офисе;
• График 5/2 с 10 до 18 ч с обеденным перерывом;
• Официальное трудоустройство;
• Повышение квалификации за счёт компании;
• Испытательный срок 2 месяца.